O que é a padronização de processos?
Podemos definir a padronização de processos como o ato de organizar e formalizar os processos. Dessa forma, estabelecendo um padrão a ser seguido por todos os colaboradores que fazem parte daquele processo.
Essa padronização de processos é feita a base de muitos estudos. Assim, podemos garantir que ela irá permitir que o trabalho seja executado da melhor forma possível. Ou seja, proporcionando repetibilidade dos resultados.
O que torna possível que os produtos e serviços tenham uma alta qualidade. Reduzindo, também, o tempo de entrega.
A padronização é umas das principais práticas da gestão de processos, um modo de otimizar o gerenciamento dos processos da empresa.
Qual é a importância da padronização
Como vimos, a padronização é uma prática gerada pela gestão de processos. E se tornou muito popular por garantir a melhor execução possível de um trabalho.
Essa uniformização tem como objetivo apresentar um método a se seguir que irá contribuir para que se atinja o resultado desejado, e não enrijecer o processo.
Temos alguns motivos que ressaltam a importância de aplicarmos a padronização de processos na nossa empresa. São eles:
Evitar variações no processo
A primeira, e mais evidente, motivação para se padronizar os processos é evitar variações no processo. Isto é, evitar que hajam diferenças no processo a depender do colaborador que estiver executando-o.
Pois, essas variações no desenvolvimento do processo de uma pessoa para outra podem gerar diversos problemas. E essas inconsistências podem causar falhas no processa, o que ocasiona em gastos adicionais para a empresa.
Atender as regulações
A grande maioria das empresas precisam estar seguindo regras, leis e normas para que seu funcionamento seja legal.
Para que tenhamos certeza que nossos processos estejam seguindo as normas prescritas, a padronização de processos tem grande importância. Pois é ela que garante esse processo padronizado com as normas e regulações.
Delegar responsabilidades
Ao termos um processo padronizado, temos também a atribuição de responsabilidades aos colaboradores.
Cada colaborador é responsável pela sua atividade, o que evita que algumas atividades não tenham um colaborador responsável.
Dessa maneira, proporcionando ao processo uma maior transparência de suas responsabilidades.
Além de garantir uma visão mais clara do que deve, ou não, ser cobrado de cada colaborador.
Melhorar os resultados
Procedimentos claros e objetivos permitem que os processos apresentem melhores resultados. Pois é mais fácil de promover o desenvolvimento de papéis especializados com os conhecimentos e competências necessárias para a execução daquelas tarefas.
Este nível de padronização de processos mostra uma maior maturidade da empresa em relação a sua cultura de processos.
Conhecer melhor os processos
Os estudos feitos durante as etapas da padronização de processos, envolvendo gestores e colaboradores, permitem uma melhor compreensão do processo, tanto dos gestores quanto os colaboradores.
Essa disseminação do conhecimento referente ao processo também auxilia a empresa no caso de desligamento de um responsável por aquele processo. Assim, não haverá perda de informações junto com a perda daquele profissional.
Quais os benefícios da padronização de processos?
Redução dos desperdícios e custos
O primeiro benefício trazido pela padronização de processos é um melhor uso dos recursos da empresa. Sejam eles de tempo, de mão de obra, entre outros.
Proporciona também uma melhor distribuição desses recursos e facilita a identificação de oportunidades para melhorar os processos.
Também é fato que a padronização proporciona a redução nos custos da empresa. Dessa forma, teremos a redução de atividades desnecessárias e melhor uso dos recursos disponíveis.
Redução de erros e acidentes
Ao se ter o caminho que deve ser trilhado na execução do processo, evitamos desvios e erros que podem ser ocasionados pelas variações nas atividades.
Evitando também variação nos produtos finais entregues aos clientes do processo. O que incentiva a fidelização, já que se terá certeza da qualidade do produto ou serviço da empresa.
Aumento da produtividade
Outro benefício trazido pela definição do caminho padrão a ser trilhado no processo, é o aumento da produtividade.
Já que o resultado da padronização de processos é a melhor forma de execução. Com a repetição, o colaborador estará cada vez mais habituado, assim agilizando ainda mais o processo.
Integrando uma maior velocidade, qualidade e preço justo ao produto.
Fácil treinamento
Na padronização de processos são feitos diversos documentos descrevendo o processo. Alguns deles são: procedimentos, diagramas e instruções sobre os processos.
Esses documentos contribuem no treinamento dos colaboradores para aquele novo padrão de processo.
Melhor experiência do cliente
Como dito anteriormente, a padronização do produto final dá ao cliente uma maior confiança na sua qualidade.
Processos que entregam valor são um dos que têm maior necessidade de padronização. Pois terão um resultado mais imediato na experiência do cliente.
Transparência nos processos
Ao padronizar um processo, é necessário que identifiquemos os responsáveis pelas atividades e também como ocorre cada atividade que compõe o processo.
A partir da padronização de processos, temos uma maior clareza das atividades, seus responsáveis e como cada atividade impacta no processo como um todo.
Engajamento dos colaboradores
Ao darmos um passo a passo de como realizar a sua atividade, beneficiamos também o colaborador, pois este saberá exatamente o que, como e por que deve ser feita aquela ação.
Acelerando assim o processo, motivando os colaboradores por terem maior conhecimento no sentido de suas atividades.
Automação de processos
O último grande benefício de adotarmos a padronização de processos é a possibilidade de automação de processos.
O primeiro passo para essa automação é justamente a padronização, e com todos os documentos reunidos nessa etapa se podem fazer estudos e desenvolver métodos para essa automação, geralmente pelo desenvolvimento de softwares.
Como aplicar a padronização de processos na sua empresa
Imagem de Gerd Altmann por Pixabay
1. Defina os objetivos
O primeiro passo para a padronização de processos é ter em foco os objetivos que devem ser atingidos, servindo de guia no processo como um todo.
2. Faça o levantamento do fluxo de atividades
Para se fazer o mapeamento das atividades do processo, é necessário que se faça o levantamento das atividades. Isso inclui como é realizado o trabalho dentro da empresa.
Para essa etapa, é muito importante que se utilize os colaboradores envolvidos no processo como fonte de informações.
3. Desenhe o diagrama
Após o levantamento das atividades do processo, é necessário que se faça o desenho do diagrama do processo. Tomando todas as informações coletadas anteriormente.
4. Faça a validação do diagrama
Com o diagrama em mãos, é importante que se faça uma validação, com os gestores e colaboradores. A partir desse feedback, fazer as mudanças necessárias ou seguir para a próxima etapa.
5. Simplifique e padronize
Tendo o processo validado em mãos podemos dar início a simplificação e padronização de processo. Sempre buscando reduzir custos, agilizar o processo e aumentar a produtividade.
Importante que o diagrama final seja muito bem detalhado e sequenciado, para que seja facilmente compreendido.
6. Atualize a documentação
Após padronizar o processo, é importante que se valide, e só então atualize os documentos que registram as atividades do processo. Assim, definindo um novo padrão de processo.
7. Treine seus colaboradores
O último passo da padronização de processos é capacitar os colaboradores, isto é, orientá-los como se dará o novo processo.
Sendo importante que não hajam dúvidas sobre os processos, para isso o treinamento deve ter um alto nível de detalhamento.
Conclusão
Durante este post, descobrimos que a padronização de processos aumentará a sua produtividade e melhorará o ambiente da empresa. Uma vez que todos saberão exatamente o que fazer.
Por isso, sua aplicação é indispensável para todas as empresas que pretendem crescer saudáveis.
Mas você ainda tem dúvidas de como funciona ou por onde começar sua aplicação na sua empresa?
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