Como a gestão de processos te ajuda a tomar melhores decisões - Poli Júnior

Como a gestão de processos te ajuda a tomar melhores decisões

Como a gestão de processos te ajuda a tomar melhores decisões

Tratando-se das organizações, o conjunto de processos produtivos que as rege representa justamente tudo aquilo que pode ser conhecido, organizado e, consequentemente, otimizado. 

Isso implica em dizer que, quanto melhor você conhecer os processos da sua empresa, mais controle você terá sobre eles e, consequentemente, mais longe ela poderá chegar.

Dessa forma, não é difícil concluir que a boa gestão processos é peça fundamental para o bom funcionamento de uma instituição

É por isso que nós estamos aqui para te explicar um pouco sobre a relação entre gestão de processos e tomada de decisão

Quer aprender a tomar decisões assertivas para melhorar a gestão de processos da sua empresa? Continue lendo.

 

Mas antes, o que é um processo?

De acordo com o Project Management Body Of Knowledge (PMBOK), um compilado das melhores práticas de gestão de projetos, um processo é :

[...] um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas, que são executadas para alcançar um produto, resultado ou serviço predefinido.

Já no mundo da gestão, cada processo é basicamente constituído por uma entrada, também chamada de input, a qual sofre uma transformação e resulta num produto final, ou output.

 

E o que é Gestão de Processos?

A Gestão de Processos, ou Business Process Management (BPM), tem como objetivo alinhar todos os processos da empresa com seus objetivos estratégicos, de modo que os mesmos sejam reorganizados, padronizados e melhorados continuamente.

 

Imagem por Dheka

 

De maneira bem resumida, é todo o conjunto de processos de uma empresa. É o que faz a conexão entre a demanda do mercado e o produto final entregue ao cliente.

Portanto, um bom gerenciamento de processos é fundamental e consiste basicamente em conhecer os procedimentos e alcançar um bom padrão de qualidade dos mesmos, aproveitando e aplicando da melhor maneira possível os seus recursos disponíveis.

 

Quais são as principais vantagens do Gerenciamento de Processos para sua empresa?

Ao melhorar os processos do negócio, sua empresa poderá alcançar diversos benefícios, dentre eles:

 

Transparência nas etapas da sua linha de produção

Para começar, uma vez revisados, padronizados e aprimorados, os processos passam a ficar mais transparentes aos olhos do gestor e, assim, possíveis falhas serão mais facilmente identificadas.

Consequentemente, isso te dará uma visão ampla do funcionamento da organização e colocará em evidência aqueles procedimentos que não agregam valor ao produto final.

Além disso, conhecê-los melhor também te ajudará a encontrar a sequência de atividades ótimas e, consequentemente, enxergar os gargalos, ou seja, aqueles pontos que necessitam de intervenção mais urgente.

Maior controle sobre suas atividades

Ao desenhar as atividades da sua empresa, você passa a conhecer melhor todo o funcionamento dela, podendo identificar exatamente onde começa e termina cada um dos processos. 

Também saberá quais os requisitos para essas atividades, quem ou qual setor é responsável por uma determinada ação e, assim, fica mais fácil tomar qualquer decisão que implique diretamente na sua operação.

 

Aumento de produtividade

Além dos já citados, você também acaba criando maior noção a respeito do tempo gasto em cada um dos passos da sua linha de produção. 

Por esse motivo, se torna possível avaliar se esses tempos estão adequados e se é possível reduzi-los, otimizando seus processos e aumentando a produtividade.

 

Melhor alocação dos seus recursos

Ademais, você terá mais facilidade em identificar onde e quando alocar melhor seus recursos como insumos, tempo, maquinário e funcionários.

Ao redesenhar a sequência de atividades de uma empresa, muitas vezes descobrem-se arranjos mais produtivos numa linha de produção.

Com isso, alguns postos podem trocar de posição na linha produtiva, reduzindo muitas vezes o lead time (tempo necessário para uma unidade de produto passar por todo fluxo de produção).

Por fim, uma boa gestão de processos também pode ajudar na alocação e contratação de funcionários.

Pois, uma vez que você passa a avaliar melhor as habilidades necessárias para a ocupação de cada posto e, fica mais fácil entender quem contratar e para quals setor.

 

Quais os maiores desafios da Gestão de Processos?

Vale salientar que essa prática deve ser constante e ininterrupta. 

É um erro achar que ao remodelar e implementar seus processos, todo o trabalho estará concluído, uma vez que as exigências do mercado podem ser cada vez maiores.

Além disso, as constantes mudanças que ocorrem na organização podem dificultar o equilíbrio produtivo da mesma, por isso é fundamental encontrar meios de realizá-las sem deixar de apresentar resultados consistentes e saudáveis.

Outro grande desafio para a implementação, pode ser trazer as expectativas do seu cliente para dentro da linha de produção

É preciso descobrir o que há de mais valioso no seu processo para o cliente e investir nisso. Por isso, faça perguntas como:

  • Como está seu processo de atendimento? 
  • E o de entrega?

Preocupando-se com isso, você garante que o seu processo produtivo esteja alinhado com o que o mercado espera, do início ao fim da linha.

Além disso, fazer com que a equipe se adapte a um novo padrão de processos também pode ser difícil, pois, muitas vezes estão acostumados a realizar uma determinada ação de uma forma e se recusam a mudar.

Convencê-los pode exigir um grande poder de persuasão e liderança, por isso, vale a pena chegar junto deles e explicar os motivos da mudança.

Ademais, esteja atento às possíveis sugestões da equipe e, mais importante, incentive-as.

 

5 passos práticos para começar a usar a gestão de processos em seu negócio

A Gestão de Processos pode ser utilizada de várias formas, fazendo uso ou não tecnologias avançadas.

Porém, o mais importante para se ter em mente é que qualquer empresa possui processos e o bom gestor é aquele capaz de gerenciá-los.

Os principais passos para alcançar isso são:

 

1. Planeje e analise

Essa fase consiste em identificar quais são os processos que mais agregam valor ao produto final e, a partir disso, checar se estão de acordo com os objetivos estratégicos da empresa. 

Esse também é o momento de identificar as possíveis melhorias para realizá-las, bem como os gargalos presentes na linha de produção e as atividades desnecessárias, de modo a eliminá-los.

 

2. Redesenhe o seu processo atual

Já esse passo depende do anterior, pois, consiste justamente em encaixar as mudanças necessárias nos processos, seja no papel ou virtualmente. 

 

3. Implemente os novos processos redesenhados

A implementação consiste em colocar em prática a execução dos processos como foram definidos anteriormente. 

Ou seja, organizar toda a documentação produzida em um fluxo de trabalho, colocando todas as alterações em prática.

 

4. Monitore e acompanhe os resultados

Após implementar as mudanças, é necessário monitorá-las. 

O intuito aqui é investigar se os processos estão mesmo de acordo com as expectativas iniciais, fazendo uso de indicadores como 

 

5. Faça o gerenciamento da melhoria contínua

O gerenciamento é responsável pela melhoria contínua de tudo que foi executado até aqui.

Por isso, deve-se buscar refinar os processos ao máximo, de modo que os mesmos estejam em constante evolução e, caso haja necessidade, sejam modificados e redesenhados.

Outro ponto fundamental é a participação da equipe, pois, estar em contato direto com quem realiza as atividades ao longo do processo é o que te garante uma visão mais precisa sobre ele.

Além disso, contar com a ajuda dos seus funcionários, auxilia na adaptação dos novos processos e na motivação para o alcance de melhores resultados.

 

Conclusão

Os processos da sua empresa hoje estão bem organizados e você consegue visualizar eles e identificar rapidamente falhas e pontos de melhoria? 

Se não, você pode estar perdendo produtividade e, consequentemente, recursos valiosos, como tempo e insumos, que poderiam estar sendo melhor utilizados.

Por isso, o gerenciamento de processos vem a ser uma das principais ferramentas para otimizar esses custos e aproveitar melhor seus recursos.

Neste post apresentamos a você um pouco mais sobre como iniciar a implementar esse processo em sua empresa.

 

Mas, caso tenha dúvida de como implementar essas ações em sua empresa, você pode nos contatar pelo próprio site ou telefone também, sem maiores compromissos.

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