5 passos para a otimização de processos de uma empresa

Você sabe o que é a otimização de processos?

Qualquer atividade realizada dentro de uma empresa caracteriza um processo, e muitas vezes elas são executadas sem um estudo prévio para identificar se estão ocorrendo da melhor maneira possível.

Devido a isso, muitos empreendedores e colaboradores em geral que buscam soluções para garantir resultados mais positivos e acabam não alcançando o que esperam por não entenderem que o desenvolvimento do processo e as influências são primordiais para isso.

E é aí que entra a otimização de processos.

Como definição, ela nada mais é do que uma técnica de realização de auditorias nos fluxos de trabalho da empresa de forma a entender quais são os gargalos de produção e os desperdícios que estão sendo gerados durante o processo.

O objetivo principal é alcançar melhores resultados com menos recurso e mais eficácia.

Os principais passos para a realização da otimização de processos são:

• Conhecer as etapas do processo;
• Mapear as atividades de trabalho;
• Identificar os pontos de melhoria;
• Implementar as melhorias;
• Monitorar os resultados

Quer aprender como aplicar? Basta seguir a leitura!

1. Conheça as etapas do processo

O primeiro passo a ser executado é de reconhecimento. Nele, é necessário entender o funcionamento de cada processo da organização.

Para esta definição, existem alguns questionamentos que podem ser feitos, como:

• Quem são as pessoas envolvidas?;
• Qual o objetivo do processo?;
• Quais atividades fazem parte dele?;
• Os resultados esperados estão sendo alcançados?

Cada uma dessas perguntas terá o poder de te ajudar na compreensão de como o fluxo funciona.

2. Mapeie as atividades de trabalho

Depois que se entende o funcionamento do processo, é hora de mapear cada uma das atividades. Essa ação consiste em estudar o procedimento, os métodos utilizados e as entradas e saídas, de ponta a ponta. De forma geral, a ideia baseia-se inicialmente em: 

• Compreender os processos: entender como o processo funciona na prática.
• Documentar os processos: produzir documentação estruturada e coesa sobre o processo (muito utilizado para capacitar colaboradores).

3. Identifique os pontos de melhoria

Com as atividades compreendidas e mapeadas, chegou a hora de identificar quais são os gargalos da produção, o procedimentos mais demorados e o que tem gerado desperdício de recursos e dinheiro.

Para facilitar, algumas perguntas podem ser feitas: 

• Quanto material de trabalho é gasto?
• Ocorre muito retrabalho? Quanto tempo é aplicado para isso?
• Todos os passos desse processo estão sendo necessários?
• O que acontece se uma atividade para?
• Os funcionários são devidamente treinados para as atividades?
• As atividades precisam de interação humana ou podem ser automatizadas?
• Existe uma maneira melhor de realizar esse processo?

Dica: não esqueça de envolver os colaboradores que participam dos processos, pois eles podem ter diversas sugestões de melhoria para fornecer. Além disso, fazer com que as equipes contribuam faz com que eles se sintam importantes para a organização.

4. Implemente as melhorias

Identificados os principais pontos que podem gerar problemas, chegou a hora de implementar as melhorias. Para isso, inicie pelos pontos mais críticos, aqueles que vão refletir as melhorias no processo de forma mais rápida.

Como se trata de mudanças, se faz necessário que tudo seja feito com bastante cuidado e de forma gradual, por ser um processo delicado. Elas vão afetar diretamente os funcionários e precisam ser alinhadas para que não ocorram problemas.

Deve-se apresentar para a equipe todas as vantagens e benefícios que a mudança vai trazer para a empresa, ação que pode ajudar na adaptação dos novos processos e tornar a modificação mais fácil e rápida.

5. Monitore os resultados

Depois de toda a realização do mapeamento e otimização do processo, vem a última ação a ser tomada: monitore, monitore e monitore.

Como em todo processo de melhoria, a otimização é um processo cíclico e precisa ser acompanhado constantemente, pois se for realizado apenas uma vez não trará resultados duradouros para a sua organização. 

Outro ponto a ser levado em conta é que é exatamente através do monitoramento que se torna possível ter a certeza de que as melhorias propostas foram efetivas ou não.

Funcionou? Houve melhoria?

Se sim, hora de recomeçar. Afinal, sempre existe algo a ser melhorado, não é mesmo?

Quais as vantagens da otimização?

Quando bem aplicada, a otimização de processos tem o poder de proporcionar diversos benefícios para pequenas empresas. Entre eles:

1. Aumento da confiabilidade dos processos: com a otimização e os mapeamentos bem feitos, o método adequado de realizar as atividades é formalizado. Essa adequação ajuda a reduzir o índice de erros nos processos e diminui a necessidade de retrabalho;
2. Maior capacidade de resolução de problemas: com o processo padronizado, cada etapa do fluxo se torna mais clara e, no caso de surgirem problemas, eles podem ser identificados e resolvidos de forma mais ágil e prática;
3. Redução de custos: Com as melhorias alcançadas, os desperdícios serão evitados e as etapas desnecessárias serão descartadas, reduzindo assim os custos da operação. Além disso, a padronização ajuda a melhorar o uso dos recursos, fazendo com que os investimentos sejam feitos de forma mais eficiente e aumentando a lucratividade;
4. Maior agilidade na realização das atividades: com a identificação das atividades repetidas e desnecessárias realizadas no processo, eliminando-as, a execução se torna mais ágil, melhorando assim o uso de um dos principais recursos de qualquer organização – tempo.
5. Melhor integração entre processos: se uma área depende das saídas de outra, a otimização ajuda a garantir que tudo ocorrerá de forma correta e conforme planejamento, promovendo integração entre as áreas e melhorias na comunicação;
6. Melhoria dos resultados: com a otimização, os resultados da empresa podem ser melhorados. Isso se deve ao fato de que a partir do momento em que a qualidade dos produtos e serviços oferecidos aumenta, e empresa se torna mais competitiva frente ao mercado e pode até mesmo se destacar.

Conforme apresentamos, a otimização dos processos pode proporcionar diversos benefícios para a sua empresa, desde que aplicada de forma correta.

Caso tenha dúvida de como implementar essas ações no seu negócio, você pode nos contatar pelo próprio site ou telefone também, sem maiores compromissos.

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