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Você sabe o que é a otimização de processos?
Qualquer atividade realizada dentro de uma empresa caracteriza um processo, e muitas vezes elas são executadas sem um estudo prévio para identificar se estão ocorrendo da melhor maneira possível.
Devido a isso, muitos empreendedores e colaboradores em geral que buscam soluções para garantir resultados mais positivos e acabam não alcançando o que esperam por não entenderem que o desenvolvimento do processo e as influências são primordiais para isso.
E é aí que entra a otimização de processos.
Como definição, ela nada mais é do que uma técnica de realização de auditorias nos fluxos de trabalho da empresa de forma a entender quais são os gargalos de produção e os desperdícios que estão sendo gerados durante o processo.
O objetivo principal é alcançar melhores resultados com menos recurso e mais eficácia.
Os principais passos para a realização da otimização de processos são:
Quer aprender como aplicar? Basta seguir a leitura!
O primeiro passo a ser executado é de reconhecimento. Nele, é necessário entender o funcionamento de cada processo da organização.
Para esta definição, existem alguns questionamentos que podem ser feitos, como:
Cada uma dessas perguntas terá o poder de te ajudar na compreensão de como o fluxo funciona.
Depois que se entende o funcionamento do processo, é hora de mapear cada uma das atividades. Essa ação consiste em estudar o procedimento, os métodos utilizados e as entradas e saídas, de ponta a ponta. De forma geral, a ideia baseia-se inicialmente em:
Com as atividades compreendidas e mapeadas, chegou a hora de identificar quais são os gargalos da produção, o procedimentos mais demorados e o que tem gerado desperdício de recursos e dinheiro.
Para facilitar, algumas perguntas podem ser feitas:
Dica: não esqueça de envolver os colaboradores que participam dos processos, pois eles podem ter diversas sugestões de melhoria para fornecer. Além disso, fazer com que as equipes contribuam faz com que eles se sintam importantes para a organização.
4. Implemente as melhorias
Identificados os principais pontos que podem gerar problemas, chegou a hora de implementar as melhorias. Para isso, inicie pelos pontos mais críticos, aqueles que vão refletir as melhorias no processo de forma mais rápida.
Como se trata de mudanças, se faz necessário que tudo seja feito com bastante cuidado e de forma gradual, por ser um processo delicado. Elas vão afetar diretamente os funcionários e precisam ser alinhadas para que não ocorram problemas.
Deve-se apresentar para a equipe todas as vantagens e benefícios que a mudança vai trazer para a empresa, ação que pode ajudar na adaptação dos novos processos e tornar a modificação mais fácil e rápida.
5. Monitore os resultados
Depois de toda a realização do mapeamento e otimização do processo, vem a última ação a ser tomada: monitore, monitore e monitore.
Como em todo processo de melhoria, a otimização é um processo cíclico e precisa ser acompanhado constantemente, pois se for realizado apenas uma vez não trará resultados duradouros para a sua organização.
Outro ponto a ser levado em conta é que é exatamente através do monitoramento que se torna possível ter a certeza de que as melhorias propostas foram efetivas ou não.
Funcionou? Houve melhoria?
Se sim, hora de recomeçar. Afinal, sempre existe algo a ser melhorado, não é mesmo?
Quais as vantagens da otimização?
Quando bem aplicada, a otimização de processos tem o poder de proporcionar diversos benefícios para pequenas empresas. Entre eles:
Conforme apresentamos, a otimização dos processos pode proporcionar diversos benefícios para a sua empresa, desde que aplicada de forma correta.
Caso tenha dúvida de como implementar essas ações no seu negócio, você pode nos contatar pelo próprio site ou telefone também, sem maiores compromissos.
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