As empresas têm buscado cada vez mais melhorar a produtividade dos seus processos, o que irá gerar um aumento na sua produtividade, aumentando os lucros e reduzindo os custos.
O mapeamento de processos é um dos métodos usados para aumentar a produtividade, além de permitir uma padronização dos processos. Sendo possível a partir do mapeamento de processos o aprimoramento contínuo das atividades.
O que é o mapeamento de processos?
No mapeamento de processos é feita a análise e identificação da sequência de atividades que compõem um processo, assim como os demais elementos que interagem com o fluxo do trabalho.
Assim, o mapeamento de processos visa estabelecer de forma organizada e eficiente as atividades que sustentam uma empresa, priorizando e classificando essas tarefas.
Os principais objetivos a serem alcançados pelo mapeamento de processos é a compreender, melhorar, documentar, padronizar e transformar os processos.
Tudo isso a partir de passos simples, no entanto, quando feitos sem ajuda de um profissional pode se mostrar um grande desafio para a equipe.
E o que é o BPMN?
Imagem por Claudio Willemann
O BPMN (Business Process Model and Notation) se trata de uma notação utilizada na composição dos mapas, diagramas e modelos de mapeamento de processos, e tem como função unificar a linguagem e assim melhorar a comunicação entre áreas diferentes.
A representação dessa notação se utiliza de quatro tipos de símbolos, que fazem referência a elementos que representam o comportamento do processo:
Objetos de fluxo, que são divididos em 3 tipos:
- Atividades: Representando o trabalho que é executado, uma ação. Representado por quadrados.
- Eventos: Ocorrência de algo, como início da atividade. Representado por círculos.
- Gateways: Pontos em que há a necessidade de escolha para definir o caminho que o processo seguirá. Representados por diamantes.
Objetos de conexão, que são divididos em 3 tipos:
- Fluxo de sequência: Mostra a ordem da execução das atividades, é representado por uma linha cheia com uma seta adiante indicando o sentido.
- Fluxo de mensagens: Indica as mensagens que fluem entre dois processos ou piscinas, é representado por uma linha tracejada, com um círculo aberto e uma seta aberta no fim.
- Associação: Conecta os artefatos aos objetos de fluxo, é simbolizado por uma linha tracejada.
Swimlanes, podem ser de 2 tipos:
- Piscinas: Representam o processo e participantes do processo.
- Raias: São partes da piscina, que simboliza os papéis ou áreas que o processo transcorrerá.
Artefatos
São os agregadores de documentação visual no diagrama. Podem ser de saída, entrada, data store e data object.
Quais os tipos de metodologias para o mapeamento de processos?
Fluxograma de processos
Este é um tipo mais simplificado de desenho de fluxograma de processos. Por ser um tipo mais simples e com notações limitadas, foi gradualmente sendo deixado de lado.
Fluxograma horizontal
Surgindo como uma alternativa ao anterior, o fluxo de tarefas é feito em uma matriz que indica no eixo horizontal os processos em andamento e, no vertical, os responsáveis pela tarefa ou etapa.
Mapofluxograma
Muito utilizado em indústrias, se dá pela união entre o fluxograma e o layout industrial, indicando a sequência das movimentações de materiais.
BPMN
Surgindo com o objetivo de padronizar o mapeamento de processos, o BPMN se tornou o mais usado e reconhecido, inclusive como instituição normativa.
A apresentação do processo é de forma bem clara e simples, facilitando a comunicação entre áreas da empresa e com o cliente.
Quais os benefícios do mapeamento de processos bem feito?
Padronização do processo
Ao fazermos um mapeamento de processos, promovemos a padronização do processo, essa padronização gera benefícios próprios, como a própria padronização, gerando um produto igual para os clientes, além de aumentar a produtividade, pois o colaborador conhecerá todos os passos que deverá seguir.
Maior controle
Ter um processo padronizado permite também que se tenha um maior controle sobre o processo, que estará em contínuo aprimoramento.
O controle das atividades permite ao gestor um maior poder para prever os resultados, tornando o acompanhamento mais simples e evitando surpresas.
Otimização de processos
O aprimoramento contínuo é muito importante para um mapeamento de processos efetivo. E a otimização pode ocorrer pela redução dos custos e melhora da gestão, redução de falhas e etc.
Por isto, devemos manter o aprimoramento contínuo nos atentando às atividades do processo, para otimizá-las sempre que possível.
Como implementar o mapeamento de processos na empresa
Imagem por Portal GSTI
1. Escolha os processos
O primeiro passo que devemos tomar no dar início ao mapeamento de processos é definir quais processos serão mapeados, pois mapear muitos processos de uma vez pode sobrecarregar a nossa equipe e gerar custos muito elevados.
Devemos então, pensar em quais processos têm uma maior urgência e terão um melhor e mais rápido retorno ao serem mapeados.
Para auxiliar nessa escolha podemos usar algumas ferramentas, uma delas é a matriz GUT, que utiliza critérios de gravidade, urgência e tendência para classificar a ordem dos processos por importância.
2. Monte o mapa de processo
O mapa de processo é a representação gráfica do processo, isto é, se trata do desenho da sequência de atividades que compõem um processo. No mapa deve contar com as informações de entrada (insumos), processamento (atividades) e de saída ( produtos, serviços ou resultados).
Os elementos de entrada e saída não precisam ser físicos, como matérias primas e objetos, podem também ser informações. E nesse processo de montagem do mapa de processo é muito utilizada a notação BPMN.
Ao construir o mapa é importante que se atente às áreas diferentes em que se passarão as atividades do processo. Como na etapa anterior, envolver os colaboradores que desempenham as atividades do processo diariamente, trás uma veracidade ao mapa e gera uma maior empatia entre os colaboradores que terão uma visão mais ampla de sua atividade.
3. Revise e valide o mapa de processo
Um importantíssima parte do processo de mapeamento de processos é verificar e validar os progressos feitos, no mapa do processo é necessário que se verifique se todos os elementos estão corretos e coerentes com o contexto da organização.
A validação deve ser feita tanto com os gestores daquela atividade quanto com os colaboradores que a desempenham, legitimando o novo processo, isto é, assegurar que as pessoas envolvidas no processo tenham uma total compreensão do processo e acreditem nele.
4. Modele o processo
Agora com os dados verificados do mapa do processo, podemos dar início aos estudos para que possamos melhorar ainda mais o processo. A equipe pode fazer uma pesquisa, enquetes e demais métodos de levantamento de opiniões, com uma parcela abrangente da organização.
Outro fator importante a se considerar é a opinião do cliente, logo, quando possível, devemos aplicar esses métodos de pesquisa também com os clientes, para que possamos compreender o processo visto de fora e assim enxergar possíveis pontos de melhoria que não haviam sido identificados antes.
5. Automatize o processo
A automatização de processos permite a inserção de ferramentas que visam agilizar ainda mais algumas, ou todas, atividades do processo, criando um novo fluxo de trabalho. Para isto é necessário que se invista em softwares e treinamento de pessoal.
6. Monitore o processo
O último passo do mapeamento de processos é manter uma cultura de monitoramento de processos, isto irá permitir que se observe rapidamente pontos onde pode ser automatizados ou otimizados, reduzindo os custos e aumentando a produtividade
Caso ainda tenha alguma dúvida de como r seus processos podem ser melhorados através de um mapeamento bem feito, fale com a gente clicando aqui sem maiores compromissos.
