A Estrutura Analítica de Projeto (WBS) é uma ferramenta essencial para as empresas, uma vez que há vários riscos a serem considerados, além do trabalho que deve ser controlado.
Nessa perspectiva, a técnica ajuda a controlar todo o trabalho. Por ser altamente visual, auxilia qualquer gestor a enxergar processos e projetos complexos de forma bem simples e intuitiva.
A gestão de projetos vem avançando muito e vários temas alcançaram patamares elevados de entendimento e aplicação. No entanto, alguns simples como uma WBS ainda carecem de aprofundamento.
Diante disso, para ajudá-lo na consultoria de processos e dados e no gerenciamento de projetos, preparamos um conteúdo completo, com todas as informações que você precisa sobre o tema.
Se você ficou interessado, continue aqui e acompanhe! Boa leitura.
O que é WBS?
WBS, Estrutura Analítica do Projeto (ou também EAP), é uma ferramenta usada para simplificar o gerenciamento de projetos por meio da análise hierárquica em partes reduzidas. Sua principal função é estruturar as entregas da empresa.
Ela faz parte do processo de gerenciamento de escopo do projeto, abrangido no guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Esse guia, por sinal, é uma das maiores referências em gestão de projetos do planeta.
Essa ferramenta trabalha sob a lógica de solucionar ou analisar toda a tarefa a ser realizada, que foi detalhada no escopo, em partes reduzidas, diminuindo até chegar a um conceito de pacote de trabalho.
O pacote de trabalho é a menor unidade de gestão e é formado por um agrupamento de atividades que serão executadas por um determinado responsável.
Assim como há vários modelos de projetos, existem também muitos tipos de WBS. Veja quais são a seguir:
- WBS por fases: leva em conta as fases do ciclo de vida do projeto;
- WBS por entregas: considera os produtos que devem ser produzidos;
- WBS por equipes: considera as áreas e suas competências para dar prosseguimento a um projeto;
- WBS por subprojetos: organiza o projeto a partir dos pequenos projetos;
- WBS híbrida: considera 2 ou mais questões do projeto ao mesmo tempo.
Cada modelo de estrutura corresponde a um tipo de projeto e pode ser utilizado como referência para os futuros que ocorrerem dentro do negócio.
Caso você execute um projeto de construção de uma residência nova e, para isso, use a WBS híbrida, quando sua equipe executar um projeto similar, é possível utilizar esse mesmo modelo para gerenciar esse novo esboço.
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Qual a diferença entre WBS e PBS?
PBS (Product Breakdown Structure) significa uma Estrutura de Divisão de Produto em português.
A principal diferença entre PBS e WBS é que a primeira inclui somente os elementos físicos de um produto. Em contrapartida, o Product Breakdown Structure insere os elementos de dados e serviços necessários.
De forma resumida, a PBS foca no produto, ao passo que a WBS se concentra no trabalho necessário em um projeto.
Qual a importância do WBS para as empresas?
O objetivo da WBS é orientar o planejamento do projeto, facilitando a compreensão pelos responsáveis e servir como ponto de partida para a constituição do cronograma. Ela também auxilia na identificação dos riscos do projeto.
Sendo assim, veja a seguir alguns pontos sobre esse mecanismo para a sua empresa:
Análise de riscos
Um bom planejamento faz com que seja possível identificar riscos futuros e preparar-se para solucioná-los se eles se confirmarem. Afinal, compreendendo todos os elementos do projeto, o gerente terá uma visão mais ampla de tudo que pode ser efetivo ou ineficiente.
Ao constituir a WBS da construção de um prédio, por exemplo, o responsável vai entender que que várias fases dependem das anteriores para poderem começar: não é possível iniciar a levantar as paredes sem que a fundação esteja pronta.
Analisando que pode ocorrer algum atraso nessa parte do projeto, o responsável pode, dessa forma, se prevenir quanto aos riscos e garantir que o que foi previsto na WBS se concretize na prática.
Criação de um cronograma
O cronograma do projeto é uma das partes mais complicadas de estruturar, além de ser também uma das que mais passa por modificações durante a execução do projeto. Para simplificar a criação do cronograma e ampliar a sua precisão, a WBS é uma ótima opção.
Isso pelo fato de que, ao descrever como o projeto deve ser feito em um único documento, você também precisa dividi-lo em pacotes de trabalho.
Assim, no momento de construção do cronograma, o gerente de projetos só necessita separar os pacotes em tarefas menores e estipular prazos e responsáveis.
Como fazer um WBS?
Para fazer uma WBS você deve seguir alguns passos. Veja quais são a seguir:
Colete os requisitos do projeto
Você deve entender o escopo do projeto primeiramente. Para isso, é preciso que o gerente de projetos converse com o cliente para saber o que se deve fazer.
Nesse sentido, o gerente de projetos deve contar com ferramentas para entender qual o problema do cliente e qual percurso que precisa ser feito para solucionar qualquer problema.
Elabore o Termo de Abertura do Projeto
Esse termo é um documento que tem os principais dados sobre o projeto. Normalmente, nele há informações como justificativa, escopo, lista de stakeholders, riscos, entre outros.
Tudo isso é essencial para detalhar o escopo do projeto e montar a WBS.
Decomponha o trabalho do projeto
Essa é a fase de montar a WBS efetivamente. Assim, você deve decompor o escopo do projeto em pequenas partes até chegar ao último nível de pacotes de trabalho.
Além disso, é fundamental que a WBS seja realizada de modo visual e claro, por meio de listas, de diagramas ou da maneira que você achar mais fácil de visualizar a divisão de trabalho.
Crie o dicionário da WBS
Depois de ter em mãos a estrutura pronta, chegou o momento de estruturar o dicionário WBS. O ponto principal dessa etapa é facilitar a visualização do conteúdo de cada elemento do projeto.
Você pode inserir dados sobre:
- Pacote de trabalho;
- Códigos;
- Descrição;
- Responsável;
- Critérios de aceitação.
Você também pode aliar esse dicionário à matriz RACI, por exemplo.
Valide a WBS com as partes interessadas
Após todas as fases anteriores, você deve aprovar esses documentos com os stakeholders. Isso é essencial para garantir que todo o planejamento esteja em conformidade com as expectativas dos interessados.
Poli Júnior e gestão de projetos: como podemos ajudar?
A WBS é uma ferramenta alternativa, que pode ser bastante importante na sua gestão de projetos. Por isso, na hora de escolher o sistema ideal, conte com a Poli Júnior!
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