O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão de projetos antiga, mas ainda muito utilizada no cotidiano empresarial. Isso porque, sua aplicação é fator decisivo para a solução de problemas e melhoria contínua de processos, produtos e serviços.
O mais interessante sobre essa ferramenta é que não existe limitação para o seu uso. Com os devidos ajustes, ela pode ser útil em diferentes cenários, como no processo de criação de aplicativo ou melhoria de um serviço.
Diante disso, que tal conhecê-la melhor? A seguir, trouxemos informações essenciais sobre o assunto para que você consiga aplicar a metodologia e impulsionar o crescimento de sua empresa. Acompanhe!
O que é ciclo PDCA?
O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão de processos que promove a melhoria contínua das atividades empresariais, por meio de quatro passos bem definidos: planejamento, execução, controle e ação — plan, do, check e act.
Conseguiu perceber que essas ações são fundamentais para a solução de um problema? Pois bem, o objetivo dessa metodologia é te ajudar a solucionar gargalos, mas também entender como eles surgem. Ou seja, o foco está na causa e não nas consequências.
Lembrando que problema não se refere apenas a algo ruim. Nesse caso, estamos falando da diferença entre o que a empresa está vivendo e aquilo que planejou. Portanto, será ruim quanto estiver abaixo da meta ou bom quando estiver acima das expectativas.
Quais são as etapas do ciclo PDCA?
Conforme mencionado, o ciclo PDCA é baseado em quatro etapas. Entender cada uma delas é extremamente importante, por isso preparamos um breve resumo para você.
Vale a pena destacar que, apesar de estarem dispostas em uma ordem, é possível que, em determinadas situações, a sequência não seja tão linear. Essa divisão é, na verdade, uma maneira mais simples para se entender como ocorre o processo de melhoria contínua. Confira!
Planejamento
Na etapa de planejamento, o gestor deve definir as metas e objetivos do ciclo. Ou seja, é necessário precisar qual o problema será resolvido e porque isso é importante para a empresa.
Resumindo, é aqui que tudo começa a ser organizado. Depois de selecionar o processo, a máquina ou o serviço que precisa ser aperfeiçoado, é hora de definir as ações que serão aplicadas com o intuito de se alcançar o resultado desejado.
Execução
A etapa de execução, como o nome sugere, é o momento em que o plano é colocado em prática. Para que isso aconteça, é preciso mapear processos e coletar dados que serão essenciais nas etapas posteriores — controle e ação.
Podemos dizer que essa é a fase executiva do PDCA. Afinal, tudo o que foi definido no planejamento precisa sair do papel da maneira mais eficiente possível.
Lembrando que, em muitos casos, é preciso investir em treinamento de equipe antes de iniciar essa fase. Assim, fica mais fácil assegurar que todos sabem exatamente o que fazer e estão comprometidos com os resultados.
Controle
Lembra dos dados e informações coletadas anteriormente? Na etapa de controle, eles são processados e analisados na busca por padrões e possíveis diferenças entre a meta e a realidade.
Em outras palavras, é aqui que os desvios e gargalos são identificados. Nesse sentido, o uso de dados, relatórios e gráficos é essencial, pois facilita a visualização dos cenários e ajudam a identificar oportunidades e tendências.
O controle e monitoramento dos resultados deve ser contínuo. Afinal, esse comparativo entre o atual cenário e o desejável é que permite a melhoria contínua dos processos.
Ação
Depois de tudo isso, chega o momento de tomar decisões e aplicar as ações elaboradas para a superação do problema. Para tanto, é imprescindível ter um olhar mais amplo sobre o problema e verificar quais tarefas são capazes de eliminar a causa e não somente suas consequências.
Qual a importância do ciclo PDCA?
Quando criado, o ciclo PDCA tinha como propósito ajudar as indústrias a atingirem a qualidade total em seus processos. Atualmente, ele é muito mais amplo e pode ser aplicado em qualquer área que demanda gestão.
Sendo assim, estamos falando de uma metodologia que se relaciona com a sobrevivência empresarial. Como todos sabem, o que não é gerenciado não pode ser medido, tampouco aperfeiçoado. Contar com um método capaz de simplificar tudo isso é indispensável no cenário atual.
Como aplicar o ciclo PDCA em seu negócio?
Sabendo de tudo isso, é hora de anotar algumas dicas para aplicar essa metodologia em seu negócio. Lembrando que ele poderá ser usado sempre que existir um problema com uma causa difícil de ser identificada.
Acompanhe algumas boas práticas que garantem bons resultados!
Dedique-se ao planejamento
O primeiro passo para o sucesso do método é o planejamento. Porém, muitos gestores não se dedicam como deveriam nessa fase e acabam deixando passar pontos importantes e que impactam negativamente as demais etapas.
Um bom exemplo é falta de uma meta clara e precisa. Sem um objetivo palpável e relevante, dificilmente você terá um resultado que possa ser comparado, assim como terá dificuldades para identificar pontos positivos e negativos.
Capacite o seu time
Todos os seus colaboradores precisam se dedicar ao ciclo PDCA. Não basta que o gestor esteja consciente e pronto para fazer sua parte, já que a equipe precisa estar na mesma sintonia.
Por isso, treine o seu time, identifique os pontos fortes e fracos de cada um e reforce sempre a importância da mudança, cobrando resultados de forma clara e motivadora.
Registre os resultados alcançados
Os dados só são úteis quando podem ser consultados, certo? Sendo assim, é importante desenvolver o hábito de registrar os resultados e documentar todas as etapas do ciclo.
Essa é maneira mais fácil de acompanhar o andamento do processo e identificar possíveis falhas. Por mais chato que seja, é importante não se perder e deixar essa tarefa para depois.
Conclusão
Conseguiu tirar suas dúvidas sobre o ciclo PDCA? Ao longo do post, foi possível entender o quanto essa metodologia é útil, mesmo após anos de sua criação. Por isso, seja qual for o tamanho do seu negócio ou sua área de atuação, é válido estudar essa estratégia.Já que estamos falando em melhoria contínua de processos, não deixe de falar com um de nossos especialistas em gestão e otimização de processos!
