As transformações e avanços tecnológicos que pudemos vivenciar com o passar dos anos tem causado grandes mudanças em diversos aspectos. Assim, impactos são gerados tanto na vida pessoal das pessoas quanto nas atividades industriais.
Assim, essas atividades beneficiadas pela integração de novas tecnologias apresentam um grande crescimento em diversos pontos, como a produtividade, sustentabilidade e na redução dos custos.
Dessa forma, o sistema de gestão integrado surge para realizar a integração de diversos processos. Tudo de acordo com suas características, atividades e necessidades da organização.
O objetivo é solucionar a crescente pressão nas empresas para se produzir mais com menos. Atualmente, várias delas já estão vendo a integração dos sistemas de gestão como um oportunidade ideal para se reduzir os custos.
Dessa maneira, o sistema de gestão integrado atua na correção e manutenção dos sistemas separados. Já que a utilização de inúmeros programas e ações gera, muitas vezes, gastos altos e desnecessários.
Esta é uma solução que tem se tornado cada vez mais conhecida. No entanto, ainda geram dúvidas sobre sua implantação e os benefícios que são trazidos por esse sistema de gestão integrado.
Nessa publicação, vamos falar sobre o que é o SGI e como fazer sua implantação na empresa, para que se possa compreender melhor e com esse conhecimento, começar a colocar em prática e melhorar seus resultados.
O que é Sistema de Gestão Integrado?
Podemos resumir o sistema de gestão integrada como um tipo de sistema para empresas que unifica a gestão de todos os departamentos da empresa.
Por meio dele, se integra os dados e processos das diferentes áreas. Além disso, as informações mais relevantes são disponibilizadas em um único sistema.
O sistema de gestão integrado permite unir diversos setores em uma mesma plataforma. Algo que só é possível graças aos componentes que formam a ferramenta ideal.
O que promove diversos benefícios importantes independente do tamanho da empresa. Como um maior controle financeiro, e uma ferramenta de automação de processos.
No entanto, o sistema de gestão integrado costuma oferecer muitos outros benefícios. Assim, cabe ao gestor a seleção de quais categorias serão relevantes ou não para o seu negócio.
Onde o conceito principal do sistema é o mesmo, independente das categorias escolhidas ou o tipo de empresa que será instalado, que é a automatização e otimização do tempo da empresa e da equipe.
O que irá diferenciar um modelo de outro é a forma com que essa ideia será colocada em prática. Já que cada empresa possui as suas características e necessidades próprias.
Como implantar o Sistema de Gestão Integrado
Para se implantar um sistema de gestão integrado da forma correta, é muito importante que os gestores se atentem a alguns pontos. Dessa forma, será possível atingir os resultados esperados.
Por isso, é importante que o gestor responsável siga alguns passos durante a implantação para que se desenvolva um sistema de gestão integrado que traga o máximo de benefícios possível para a empresa.
Prepare o diagnóstico das demandas
Antes de começar a implantar o sistema de gestão integrado na sua empresa é necessário que sejam definidas as demandas do negócio com relação com o controle de processos.
Essa definição objetiva ser uma garantia de que o software irá atender a todas as necessidades e demandas que a empresa terá.
Para isso, é importante que se considere tanto as funções no atual momento da companhia como também os novos recursos que poderão ser necessários para que se tenha uma maior escalabilidade dos processos em expansão.
Escolha o sistema mais adequado
Com todas as necessidades que se tem reunidas na etapa anterior em mão, o gestor pode analisar dentre os vários sistemas presentes no mercado qual é aquele que apresenta as soluções para as necessidades da empresa.
Além das soluções, também é importante se analisar diversas outras questões para se optar pelo mais adequado. Como suporte, treinamento, funcionalidades, usabilidade, integração com outros sistemas, entre outros.
Treine a equipe
Ao optar por um dos softwares presentes no mercado, é necessário que se faça um treinamento com todos os colaboradores que irão usar o sistema de gestão integrado.
Esse treinamento irá permitir que a gestão seja de fato centralizada. Por isso, é necessário que a equipe conheça e realmente domine as funcionalidades disponíveis no sistema.
Além do treinamento inicial feito antes da implementação do software, é imprescindível garantir que existam atualizações e otimizações. Por sua vez, estas precisam ocorrer de modo que o domínio da ferramenta, estratégias e metodologias de integração possam ser constantemente trabalhados com a equipe.
Também é recomendável optar por uma ferramenta que ofereça materiais explicativos e tutoriais em vídeo. Além de permitir uma maior dinamicidade, também torna o treinamento de novos colaboradores mais fácil.
Monitore os resultados
Como qualquer tipo de investimento em uma empresa, adotar de um sistema de gestão integrado deve gerar resultados efetivos. Para tanto, há a necessidade de se ter um monitoramento do retorno obtido com essa ferramenta.
Para se calcular o ROI (Retorno sobre o investimento), deve se basear na avaliação dos investimentos que tem gerado as receitas desejadas. Assim como podem ser analisados os ganhos em outras questões, como produtividade da equipe, otimização dos processos e organização dos dados. Entre outros benefícios que são gerados com a adoção dessas soluções.
Otimização dos processos
Com a implantação do sistema de gestão integrado, é importante que se tenha um programa com otimizações permanentes, melhorando ainda mais os resultados obtidos.
A partir disso, se pode identificar rapidamente dificuldade de trabalhar com a ferramenta. Por exemplo, o que exige um treinamento, ou ainda em processos obsoletos sendo necessária uma reestruturação dos fluxos, entre outras fragilidades do negócio.
Conclusão
Por fim, temos o sistema de gestão integrado como uma ferramenta que promove a unificação da comunicação entre os departamentos e seus dados.
Sendo essa uma forma de, além de integrar o local onde será armazenado os dados, reduzir custos com mais de um sistema para que diferentes departamentos da empresa a utilizem em suas atividades.
Isso permite que se tenha uma comunicação muito mais unificada entre as áreas. Fazendo com que os colaboradores da áreas de vendas se comuniquem facilmente com os colaboradores do financeiro, por exemplo.
