Para se tornarem competitivas, as organizações precisam adotar boas práticas de gestão, em especial gestão de processos.
Ao fazer isso, a empresa busca otimizar seus processos, reduzindo os tempos e os custos envolvidos em sua cadeia produtiva.
Pensando em facilitar sua vida nesse sentido, elencamos uma lista com 7 ferramentas de gestão de processos para auxiliar seu time a obter um melhor rendimento.
Mas antes de apresentarmos as ferramentas, é importante que você conheça um pouco melhor do que se trata a gestão de processos e sua importância.
Vamos lá?
O que é Gestão de Processos?
A gestão de processos é um conjunto de práticas cujo objetivo é aperfeiçoar os processos organizacionais, ou seja, todos aqueles que fazem parte da produção de um bem ou da prestação de um serviço.
Para isso, a equipe responsável identifica, desenvolve, documenta, monitora e controla esses processos, visando sempre a melhoria contínua.
Esse trabalho pode vir a ser bem complexo e árduo dependendo do tamanho do processo produtivo e da quantidade de processos envolvidos nele.
Felizmente, hoje em dia há uma série de ferramentas disponíveis no mercado que podem auxiliar nessa função, principalmente na parte de Business Process Management (BPM), também conhecida como modelagem de processos.
A seguir, você encontrará algumas dessas ferramentas:
7 ferramentas de gestão de processos para desafogar seu time
1. PDCA
A ferramenta PDCA é o que rege toda a lógica da gestão de processos, uma vez que o objetivo principal dessa prática é atingir a melhoria contínua do processo produtivo como um todo.
Imagem por Siteware
Ela consiste em manter a qualidade das operações cumprindo basicamente quatro etapas principais, sendo elas:
Plan (planejar)
O primeiro passo é observar e planejar tudo o que deve ser feito com relação aos processos, quais as mudanças necessárias, onde serão feitas as intervenções, o que pode ser melhorado, etc.
Do (fazer)
Essa é a etapa referente à implementação do que foi planejado anteriormente. Nesse momento deve-se colocar em prática as ações para a melhoria do processo, fazer as mudanças e melhorias necessárias.
Check (checar)
Aqui deve-se conferir se, de fato, os processos estão sendo executados conforme o planejado, se os objetivos estão sendo atingidos e se ainda há mudanças e/ou adaptações a serem feitas.
Act (agir)
Esse é o momento para fazer as interferências necessárias após a checagem, corrigir pequenas falhas e agir em cima dos erros.
Ao final das quatro etapas, o ciclo se repete já que os processos de uma empresa estão em frequente mudança e necessitam de monitoramento constante.
2. Filosofia Lean
O principal objetivo do Lean Manufacturing é aumentar a eficiência usando o mínimo de recursos possíveis.
A fim de alcançar isso, essa abordagem exige que as demandas dos clientes sejam identificadas e os processos otimizados, desconsiderando as etapas que não agregam valor ao produto final.
Ou seja, ela funciona baseada na eliminação de processos de negócios que não fazem tanta diferença ou que não têm valor para o consumidor, o que ocasiona pequenas melhorias e possui um grande impacto no sistema produtivo.
3. Microsoft Visio
O Visio é um programa da Microsoft e é também um dos mais populares softwares para mapeamento de processos, principalmente entre os usuários do Windows.
Ele serve para a criação de fluxogramas, organogramas, gráficos e outras diversas formas de sistematizações de dados e informações.
E como uma de suas principais vantagens está a sua simplicidade na utilização, já que, por ser bastante intuitivo, não há necessidade de muito estudo ou de treinamentos muito aprofundados para a sua utilização.
4. Bizagi Moldes
Essa também é uma opção bastante popular no mundo da gestão, fácil de manusear e com opção gratuita disponível.
Um diferencial do Bizagi é que a própria ferramenta ajuda a evitar erros ao utilizar alguns elementos e possui um verificador que atesta a integridade do processo todo.
Além disso, apesar de todos os diagramas produzidos serem gravados em um formato próprio do Bizagi Models, eles podem ser exportados em formato de imagem (PNG ou BMP) e as documentações, exportadas em PDF, DOC ou HTML navegável, facilitando bastante o uso dos materiais em apresentações e/ou posteriores modificações.
5. Canva
Diferentes dos demais softwares citados aqui, o Canva é uma ferramenta voltada para design gráfico, o qual oferece a possibilidade de personalizar os organogramas e fluxogramas criados.
Como principais vantagens estão a facilidade do uso e o fato de ser uma ferramenta totalmente online, com planos gratuitos.
Você pode fazer o upload de imagens, usar ilustrações, escolher ícones, modificar cores e deixar os materiais mais parecidos com a proposta da sua marca.
6. LucidChart
Imagem por LucidChart
O LucidChart é uma boa opção para mapeamentos de processo online e possui uma série de vantagens como o fato de funcionar em diferentes sistemas operacionais, possibilitar compartilhamentos e conversas em tempo real, importação e exportação do Visio e uma versão básica gratuita.
7. bpm.io
Essa ferramenta também serve para mapear fluxos de processos e permite a elaboração de mapas, modelos e diagramas de processos, online e gratuitamente.
Há a possibilidade de exportar os desenhos dos processos em formato BPMN, para posterior uso em outros softwares ou automatização de processos, e também em formato de imagem (PNG).
Conclusão
Por fim, é importante ressaltar que, com exceção do ciclo PDCA e da filosofia Lean, que devem ser utilizadas sempre, a escolha do software para modelagem de processos deve depender das necessidades da sua organização.
Caso o time não tenha tanta experiência com modelagem e diagramação de processos, é interessante que você opte pelas ferramentas mais simples e intuitivas.
Se o objetivo for desenvolver algo mais complexo e envolvendo automatização dos processos, vale a pena investir em uma capacitação da equipe ou até mesmo em uma terceirização.
No final das contas, o mais importante sempre será a clareza e a capacidade da equipe de interpretar as informações apresentadas pelos fluxogramas
