Otimizar os processos deve ser uma preocupação constante de toda empresa, pois processos otimizados e enxutos, significam melhor utilização dos seus recursos, diminuição de desperdícios, aumento da produtividade e maximização dos resultados.
Tudo isso sem aumento de custos, apenas retirando o que não agrega valor. Mas como fazer isso? É o que vamos explorar neste post.
1. Mapeie seus processos
No primeiro passo deve-se listar todos os processos-chave feitos no dia a dia da organização e mapeá-los ponta a ponta, com todas as entradas e saída de materiais, movimentação de pessoas, tempo gasto, e custos envolvidos.
É como se fosse tirada uma fotografia do processo, onde ele fosse retratado exatamente como é executado atualmente.
Quanto mais completo for seu mapeamento – incluindo responsáveis, documentos gerados – mais fácil será a identificação dos gargalos e oportunidades que será feita posteriormente.
Além disso, você pode utilizar fluxogramas para melhor visualização do processo, dos elementos envolvidos, e de como as tarefas estão sendo executadas e de como elas estão interligadas.
Pronto! Agora que seus processos estão mapeados e prontos para serem analisados…
2. Identifique os pontos de melhoria
Nesse segundo momento, ocorre a análise dos processos, onde você vai perceber as atividades que agregam valor ou não. Quais podem ser reconsideradas, incluídas ou excluídas.
É possível observar também, se as tarefas estão gerando o resultado que deveriam, e se não está havendo desperdício.
Ou seja, é a hora de identificar os gargalos em todo o processo, e pensar nas oportunidades de melhoria para saná-los.
Executando essa etapa de forma eficiente, é possível fazer a redução de custos, eliminar atividades que não agregam valor ao produto final, reconhecer boas práticas, e alocar os recursos da empresa onde ele trazem melhores resultados.
Portanto, a atenção e dedicação para essa etapa deve ser redobrada.
3. Utilize a tecnologia ao seu favor
Após validar todas as melhorias, a empresa pode usar ferramentas para otimizar tarefas manuais, operacionais e burocráticas.
Assim, os funcionários terão mais disponibilidade para lidar com atividades que agregam valor e que geram maior impacto.
Atualmente existem soluções no mercado que podem otimizar várias pequenas tarefas manuais, que consomem tempo e recursos.
Pois, um simples processo automatizado pode gerar a redução de erros, que poderiam ser promovidos pelo controle manual, eliminar gastos com equipamentos e fornecer informações que melhor embasam a tomada de decisão dos gestores.
4. Envolva e capacite sua equipe na otimização
Dentro de todo o processo de melhoria é essencial que os colaboradores tenham uma participação ativa desde o mapeamento de processos, pois são eles quem lidam diariamente com o fluxo de trabalho, os recursos utilizados, e saberão opinar sobre aspectos que consultores externos talvez não enxergariam.
Dentro da própria identificação de oportunidades de melhoria, em um momento de facilitação, os colaboradores podem sugerir soluções aos gargalos, e se sentirem parte da mudança, auxiliando na execução das atividades redesenhadas..
Já na fase de implementação, também é muito importante aplicar treinamentos para otimizar a execução dos processos e deixar toda equipe ciente de suas responsabilidades e da forma mais eficiente de executar suas elas.
Vale ressaltar também o valor dos momentos de feedback dos colaboradores. Pois, a organização deve promover um ambiente favorável para que eles se sintam à vontade para dar respostas sobre as mudanças, podendo sugerir ideias e garantindo, assim, uma organização sempre em busca da melhoria contínua.
5. Monitore e Controle
Você deve observar o andamento dos novos processos, se as modificações feitas são de fato, eficientes, se ao longo dos dias elas proporcionam um bom resultado.
Portanto, fique atento se a retirada de algumas atividades eram dispensáveis e se as novas etapas acrescentadas agregam valor ao fluxo do processo.
Além disso, é importante ter em mente que gargalos sempre irão existir e o seu papel enquanto gestor é diminuir eles o quanto puder.
Uma boa forma de fazer esse monitoramento e controle é olhando para:
- números;
- comparativos entre os resultados pré e pós-implementação;
- tempo;
- custos;
- produtividade.
Fazendo esse acompanhamento é possível saber se os objetivos almejados no início do mapeamento foram cumpridos.
Portanto, revise seus processos sempre que são necessário e procure estabelecer uma rotina de melhoria contínua.
E quais os benefícios de todo esse processo?
1. Transformar potencial em resultado
Oferecer um ambiente de trabalho funcional, sem atividades excessivas e que não agregam valor, permite uma extração do melhor potencial de todos que compõem o time.
Afinal, com todos os processos mapeados e organizados, é mais fácil de reconhecer e recompensar àqueles que concentram sua dedicação no desempenho das tarefas.
2. Alocar recursos nos locais certos
Ao otimizar processos, a empresa consegue eliminar desperdícios e, assim, investir recursos, antes utilizados de forma ineficiente, em outras áreas que tenham necessidade.
Também não só recursos financeiros, mas as pessoas trabalharão em tarefas relevantes, aumentando a produtividade.
Com isso, o tempo de trabalho será utilizado da melhor forma, fazendo com que a organização opere em sua capacidade máxima.
3. Criar um diferencial competitivo
Muitas empresas tratam de forma diretamente proporcional os recursos investidos com o aumento de capacidade e produtividade.
Porém, é importante frisar que processos otimizados, proporcionam um ambiente de produção eficiente, operando em sua capacidade total, com profissionais executando apenas tarefas que agregam valor.
Assim, você consegue maximizar os seus resultados sem necessariamente investir mais recursos em equipamentos ou materiais, apenas parando para analisar como ocorre o fluxo de trabalho atualmente, e realocando pessoas, tarefas e tempo.
Caso tenha dúvida de como implementar essas ações no seu negócio, você pode nos contatar pelo próprio site ou telefone também, sem maiores compromissos.
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