Além de elemento chave para o mundo globalizado que estamos vivendo, o home office tem se tornado item muito atrativo tanto para empregadores quanto para colaboradores.
Essa modalidade de trabalho possui diversas vantagens, entre elas:
- Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional;
- Redução de custos com infraestrutura;
- Economia de tempo;
- Entre outras vantagens.
Ademais, o período delicado que estamos vivendo devido à pandemia do Covid-19 exige que algumas precauções sejam tomadas em nome da saúde e segurança das pessoas e uma das mais adequadas seria poupar funcionários de trabalharem em grupos no mesmo espaço.
Por isso, criamos esse guia passo-a-passo de como implementar o home office em sua empresa de forma adequada.
Quer aprender como? Então continue lendo.
1. Tenha um bom planejamento
Antes de qualquer coisa, é importante que haja uma estratégia de como o trabalho será realizado daqui em diante.
Alguns postos não são passíveis de ocupação à distância, por isso, é necessário identificar quais departamentos e profissionais estarão aptos a essa modalidade de trabalho remoto.
Após isso, crie indicadores para acompanhar a produtividade tanto dos funcionários (individualmente) quanto do departamento como um todo e vá fazendo testes para ver se o novo modelo atende às expectativas almejadas pela empresa.
Caso não atenda, é hora de replanejar!
2. Verifique os equipamentos necessários
Não adianta migrar para o home office e não oferecer condições de trabalho iguais ou superiores às que você já teria em uma sede.
Então busque atender às necessidades dos funcionários e faça um levantamento de quais materiais serão necessários e esteja preparado para oferecer tudo o que for viável.
É possível que alguns objetos como fones de ouvido, webcams, notebooks e outras coisas sejam fundamentais para o desempenho de determinadas funções e que você tenha que fornecê-los caso o funcionário não os possua.
Fora isso, alguns elementos básicos como energia elétrica, internet e afins também devem ser garantidos.
Há também a possibilidade de negociar com seu contratado dele utilizar materiais próprios e você remunerá-lo levando isso em consideração.
Por exemplo, se eu utilizo meu próprio computador para atividades da empresa, é justo que a empresa me pague um pouco mais por causa da depreciação inerente ao uso do mesmo.
E a mesma coisa é válida para outros objetos ou recursos.
3. Saiba quem pode trabalhar de casa
A modalidade de home office requer bastante disciplina e comprometimento.
Além disso, algumas funções exigem que os trabalhos sejam realizados presencialmente ou, pelo menos, que o responsável frequente o local de trabalho algumas vezes por semana ou mês.
Com o home office, o ideal é que na organização, todos os integrantes de um mesmo departamento usufruam do benefício e que você seja capaz de reconhecer, orientar e auxiliar quem estiver precisando de uma atenção maior ou uma rotina mais bem estruturada.
Dessa forma, evitará que haja prejuízos na produtividade.
E esteja preparado para a possibilidade de algumas pessoas não se adaptarem a esse modelo e tente pensar em alternativas para oferecer a essas pessoas, já que nem sempre a melhor opção é simplesmente dispensá-las.
4. Gerenciamento de riscos
Antes de colocar o home office em prática, lembre-se que mesmo de longe, você continuará responsável pelo bem-estar dos seus funcionários.
Por isso, recomendamos então que na política da empresa inclua-se a observação de que uma equipe possa ir à casa do empregado para checar possíveis riscos e verificar as condições de trabalho dele no ambiente.
É preciso garantir um espaço adequado, com boa luminosidade, segurança e algum grau conforto.
5. Priorize a boa comunicação
Monte sua própria rotina para que você esteja acessível, pois não há como manter as coisas funcionando se as informações não estiverem disponíveis.
Utilize ferramentas que facilitem essa comunicação, como:
- Slack,
- Skype,
- Discord
- Zoom
- Google Meets
Não é porque estão distantes fisicamente que a informação não deva estar acessível a qualquer momento.
6. Alinhe suas expectativas
Você deve criar uma política específica para o home office e nela deve estar contido o que exatamente sua empresa espera dos funcionários em suas respectivas funções.
Para isso, faça perguntas, como:
- Por exemplo, quantas horas por dia é necessário estar disponível?
- Qual o tempo estipulado para o almoço?
- Quais funcionários poderão usufruir do home office?
- Quanto mais detalhes você puder incluir nela, melhor e mais fácil será evitar possíveis problemas futuros.
7. Teste e implemente
Uma boa ideia antes de implementar o home office na empresa toda de uma vez é ir testando por setores.
Escolha um grupo, um departamento da empresa ou até mesmo pequenos grupos de departamentos distintos, de preferência um no qual você confie plenamente nos funcionários, e ofereça a eles a oportunidade de trabalharem a partir de casa.
Depois analise durante um mês ou o tempo suficiente para colher os resultados e peça feedbacks a respeito dessa nova rotina.
A partir das respostas, veja o que pode ser melhorado e o que deve ser mantido e, caso os resultados forem positivos, aumente gradativamente o número de funcionários em home office na empresa.
8. Aprenda a liderar à distância
Saber gerenciar uma equipe pessoalmente já é desafiador, gerenciar uma ou mais equipes à distância é ainda mais difícil.
E para que você possa cumprir seu papel com excelência, um fator importantíssimo é procurar estar disponível para eventuais necessidades.
Somado a isso, monitorar as atividades e acompanhar o trabalho dos colaboradores é fundamental.
Para isso, você não deve abrir mão da boa comunicação, já citada anteriormente, e do exemplo.
Esteja disponível por e-mail, telefone, WhatsApp ou o que for mais fácil e procure responder sempre o mais rápido possível.
Se você quer que seus funcionários mantenham uma rotina fixa, comece por você!
Se prefere que tenham mais liberdade, já que estão em casa, permita que eles o façam e estimule que eles encontrem os seus próprios melhores horários para produzir.
Conclusão
Por fim, lembre-se que planejamento e política não são sinônimo de realidade perfeita, então tenha paciência e disposição para fazer as adaptações e ajustes que o sucesso da sua empresa requer.
Caso tenha dúvida de como implementar essas ações no seu negócio, você pode nos contatar pelo próprio site ou telefone também, sem maiores compromissos.
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