Consultoria de Projetos: saiba como detectar a real viabilidade das suas ideias

Consultorias, como o próprio nome já indica, são serviços terceirizados que orientam algum tipo de trabalho, aconselhando as melhores práticas daquele setor.

No caso de Consultoria de Projetos, os profissionais envolvidos direcionam as ações de empresas e organizações que buscam melhorar o gerenciamento de seus projetos internos, a fim de otimizar resultados e entregar valor ao seu mercado ou aos seus clientes.

Todavia, não basta que os projetos apenas sejam entregues no prazo, escopo e orçamento definidos: é preciso trazer resultados reais, implementar as mudanças necessárias e manter o negócio competitivo. 

Servindo como um apoio especializado, então, os processos são orientados por um consultor de projetos com vasta experiência na área. Ele atua como um mentor da equipe, compartilhando conhecimentos e experiências e solucionando as dúvidas do grupo.

Ao ajudar a definir os processos a serem realizados em busca do objetivo estimado pela empresa, é feito um filtro de priorização antes de sua execução. Assim, o seu papel é melhorar a gestão e preparar a equipe para seguir estes passos por conta própria, rumo à meta estabelecida. 

O papel do consultor, porém, não exclui a atuação do gerente de projetos: este último deve ter um papel ativo no desenvolvimento do projeto em si, enquanto o consultor traz ao grupo habilidades mais generalizadas que ajudarão a empresa a tomar as melhores decisões para os seus negócios. O gerente executa, o consultor aconselha.

O que o serviço de Consultoria de Projetos pode fazer pela minha empresa?

Uma das primeiras tarefas de um consultor é identificar exatamente o que os clientes e as outras partes envolvidas no projeto precisam, para, assim, definir metas e alcançar resultados. Além de oferecer liderança para executar os trabalhos propostos, desde o início até o encerramento do projeto, os consultores de projetos estão aptos a prestar apoio em todas as seguintes etapas:

• A definição de metas e do objetivo final, de acordo com as perspectivas da empresa;
• A supervisão do trabalho, coordenando as atividades e a execução das tarefas propostas;
• A construção de um relacionamento positivo com outras partes envolvidas, como stakeholders, incluindo todas elas no projeto e compartilhando informações, evitando falhas na comunicação;
• Seguindo a mesma linha de raciocínio, os consultores podem melhorar as dinâmicas de reuniões e apresentações;
• O gerenciamento de recursos, sejam eles financeiros, materiais ou humanos, otimizando também a documentação e a coleta de dados necessários para o desenvolvimento do projeto;
• O planejamento e execução de cronogramas, estabelecendo prazos para as ações; 
• A identificação e gerenciamento de riscos, minimizando erros, desvios, perdas e otimizando o processo na totalidade; 
• O desenvolvimento de soluções extras e a implementação de novas ferramentas para garantir a entrega dos projetos, considerando cenários diferentes do idealizado e trazendo insights com base em experiências anteriores;
• A análise de dados, considerando as informações disponíveis e fazendo projeções com base no material disponibilizado pela empresa e também dados relevantes ao setor;
• Identificação de tendências, pontos fortes e fraquezas, prevendo alterações e adaptações no panorama para o setor, fortalecendo as qualidades do negócio perante as imprevisibilidades e reduzindo as vulnerabilidades.

É importante, contudo, deixar claro que, apesar de apoiar e se fazer presente em todas as etapas do processo, indicando as melhores práticas para cada situação, o consultor de projetos não será o responsável pelo sucesso do mesmo, visto que este peso é atribuído ao gerente.

Como decidir se preciso de um serviço de consultoria?

O tempo e o dinheiro são fatores que pesam tanto como prós, tanto como contras: apesar de ser necessário desembolsar certa quantia para a aquisição do serviço de consultoria de projetos, a utilização de mão de obra qualificada para o desenvolvimento dos projetos pode resultar em uma redução de custos no médio e longo prazo, visto que os processos serão otimizados e os desvios no trajeto podem ser corrigidos ao longo do caminho, evitando desperdícios futuros. 

Da mesma forma, a implementação e o serviço da consultoria de projetos levam um determinado tempo, de acordo com a mensuração do projeto a ser desenvolvido.

Porém, mais uma vez, o trabalho de profissionais capacitados é capaz de otimizar e reduzir o tempo que o objetivo inicialmente levaria para ser alcançado sem essa gestão mais profissional.

Assim, mencionamos aqui mais alguns pontos que contribuem para a utilização do serviço de consultoria de projetos:

• Contribuição experiente, visto que estes profissionais possuem certificações, estudos aprofundados e expertise em sua área de atuação, garantindo a conquista de melhores resultados;
• Considerando que toda a equipe trabalha em prol de um mesmo objetivo, não haverá conflito de interesses, o que acaba, também, por melhorar a comunicação entre todas as partes envolvidas;
• Minimização e eliminação de erros que poderiam acarretar altos prejuízos financeiros para a empresa, gerando uma maior economia no médio e longo prazo tanto de tempo quanto de recursos. A abordagem técnica qualificada leva a uma otimização do processo, cortando atitudes e despesas que não contribuem para o objetivo final.

Ainda não tem certeza? 

É muito comum e até mesmo louvável pensar que não é necessário pedir ajuda a terceiros para gerenciar projetos dentro de sua própria empresa, afinal, quem melhor que alguém que já atua com a equipe e conhece o negócio melhor do que ninguém? Ainda assim, trazemos aqui mais quatro motivos para você refletir se uma ajudinha externa seria bem-vinda: 

1. Se você sente que seus projetos não estão alcançando o desempenho esperado ou você não está conseguindo ver os benefícios inicialmente desejados, é de se considerar a assessoria de um serviço especializado. A consultoria de projetos realizará uma análise das práticas de gestão, verificando se elas estão adequadas às necessidades do seu negócio, identificando pontos de melhoria e o melhor caminho para alcançar seus resultados.
2. Se você pensa que está na hora de implementar um setor de projetos. Com um profissional ou uma equipe focados na condução destes processos, fica mais fácil consolidar uma metodologia e padronizá-los, gerando uma maior agilidade na empresa para se adaptar às mudanças.
3. Se você se interessa por metodologias ágeis e quer priorizar suas ações de modo a otimizá-las. Ao elencar a distribuição de recursos dentro de um projeto, é necessário ter uma visão abrangente dos demais projetos em andamento. Assim, ao utilizar princípios da agilidade na gestão do portfólio da sua empresa, torna-se possível ter informações sempre ao seu alcance, permitindo uma melhor tomada de decisões e alocação de recursos, respondendo mais rapidamente a mudanças e levando a um maior envolvimento da equipe na elaboração deste portfólio de projetos.
4. Se você está passando por mudanças significativas ou projetos complexos na empresa, como a troca de sistemas ou a fusão de empresas. É inegável seu impacto na saúde do negócio, por isso o serviço de gestão de mudanças organizacionais pode ser uma boa preparação para os novos desafios da empresa, tornando a transição mais simples e melhorando a comunicação e o engajamento de todas as partes envolvidas no negócio. 

Buscamos esclarecer neste post que a utilização de um serviço de consultoria de projetos envolve a assistência de profissionais com habilidades e competências que certamente elevarão os resultados buscados no gerenciamento de projetos, compartilhando responsabilidades com os demais membros envolvidos (e tirando um peso dos ombros dos gerentes!).

Se você quiser uma ajuda qualificada para levar sua empresa ao topo, nossa equipe está à disposição! Caso queira ler mais conteúdos como esse, acesso o nosso blog.

Até mais!