O Que é BPM e Por Que é Importante?
Todo negócio, independentemente de seu tamanho ou setor, é composto por uma série de processos. Esses processos de negócios são as atividades diárias que uma empresa realiza para atingir seus objetivos.
Por exemplo, quando uma loja online recebe um pedido, o processo de negócios envolve verificar o estoque, processar o pagamento, embalar o produto e enviá-lo ao cliente. Outro exemplo seria o processo de contratação de novos funcionários, que inclui etapas como triagem de currículos, entrevistas e onboarding.
Agora, em muitas empresas, esses processos não estão totalmente otimizados. Podem ocorrer atrasos, retrabalhos, erros humanos ou até mesmo desperdício de recursos.
É aqui que entra o BPM. Business Process Management (BPM), ou Gestão de Processos de Negócios, é a prática de mapear, analisar e melhorar esses processos usando ferramentas como diagramas de fluxo e modelagem de processos. Esses diagramas permitem visualizar cada etapa do processo, identificar gargalos e oportunidades de automação.
A lógica por trás do BPM é simples: se você puder gerenciar melhor seus processos, sua empresa funcionará de maneira mais eficiente, economizando tempo e dinheiro, enquanto melhora a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.
Os Tipos de Business Process Management
BPM Centrado em Integração
Este tipo de BPM é focado em processos que dependem da integração entre diferentes sistemas e plataformas, com pouca ou nenhuma intervenção humana. Exemplos incluem sistemas de gestão de recursos humanos (HRM) e gestão de relacionamento com clientes (CRM). Esses processos são altamente automatizados para garantir que os dados fluam sem interrupções entre os sistemas, melhorando a eficiência operacional.
BPM Centrado em Pessoas
Diferente do BPM centrado em integração, o BPM centrado em pessoas coloca os humanos no centro do processo. Ele é usado principalmente em situações onde a interação humana é essencial, como em processos de aprovação, revisão e tomada de decisão. Essas ferramentas de BPM geralmente incluem interfaces amigáveis e recursos intuitivos, como arrastar e soltar, para facilitar a gestão de tarefas e a colaboração entre as equipes.
BPM Centrado em Documentos
O BPM centrado em documentos concentra-se em processos que envolvem a criação, revisão, aprovação e gerenciamento de documentos essenciais, como contratos, propostas e ordens de compra. Este tipo de BPM garante que os documentos sigam um fluxo de trabalho estruturado e passem por todas as aprovações necessárias, reduzindo o risco de erros e retrabalhos, além de aumentar a eficiência.
O Ciclo de Vida do BPM
1. Design do Processo: Analisando e Planejando Processos
O primeiro passo no ciclo de vida do BPM é o design, onde os processos existentes são minuciosamente analisados para identificar pontos de melhoria. Essa análise envolve a criação de um mapa detalhado do processo atual, destacando gargalos e ineficiências. A partir dessa análise, as equipes podem redesenhar o processo para torná-lo mais eficiente e alinhado aos objetivos estratégicos da empresa.
2. Modelagem: Criando Representações Visuais
Após o design, a fase de modelagem envolve a criação de representações visuais do novo processo. Essas representações geralmente assumem a forma de diagramas de fluxo, que detalham cada etapa do processo, os responsáveis por cada tarefa, e como as informações fluem entre os diferentes componentes do processo. A modelagem é uma etapa crucial, pois ajuda a visualizar como o processo funcionará na prática e a prever possíveis problemas antes da implementação.
3. Execução: Implementando as Melhorias
Com o processo modelado, a próxima etapa é a execução. Nesta fase, o novo processo é implementado e testado em um ambiente controlado. A execução começa frequentemente com um piloto, onde o novo processo é testado em uma pequena parte da organização para validar sua eficácia. Feedback é coletado e ajustes são feitos antes que o processo seja implementado em toda a organização.
4. Monitoramento: Acompanhando a Eficiência
Uma vez que o novo processo está em funcionamento, ele deve ser continuamente monitorado para garantir que está alcançando os resultados desejados. Isso envolve a coleta de dados sobre a eficiência do processo, o cumprimento de prazos e a satisfação dos clientes. O monitoramento permite que a organização identifique rapidamente quaisquer problemas ou áreas que precisam de melhorias adicionais.
5. Otimização: Refinando o Processo Continuamente
O ciclo de vida do BPM não termina com a execução e monitoramento. A otimização contínua é essencial para garantir que o processo continue a atender às necessidades da organização. Isso pode incluir a automação de etapas adicionais do processo, a eliminação de atividades desnecessárias ou a adaptação do processo a mudanças no ambiente de negócios.
Benéficos do BPM (Business Process Management)
Adotar o Business Process Management (BPM) traz uma série de vantagens significativas para as empresas que buscam otimizar suas operações e alcançar melhores resultados. Separamos os 10 principais vantagens:
- Melhoria de Processos
- Visibilidade e Transparência
- Gestão de Desempenho
- Flexibilidade e Adaptabilidade
- Inovação Contínua
- Automação de Tarefas e Produtividade
- Redução de Erros Manuais
- Aumento da Produtividade
- Redução de Custos
- Eliminação de Desperdícios
Quer saber sobre os benefícios do Business Process Management (BPM)? Clique aqui
5 Exemplos de Aplicação de BPM
Serviço ao Cliente
No atendimento ao cliente, o BPM pode otimizar o gerenciamento de tickets de suporte, automatizando o encaminhamento de solicitações e priorizando atendimentos. Isso melhora a eficiência das equipes de suporte, reduz o tempo de resposta e melhora a experiência do cliente.
Gestão Financeira
Na área financeira, o BPM pode ser aplicado para padronizar e agilizar processos como aprovação de despesas, controle de orçamento e emissão de faturas. Isso reduz erros, acelera os processos financeiros e melhora o controle sobre os recursos da empresa.
Recursos Humanos
No departamento de RH, o BPM pode melhorar processos como onboarding de novos colaboradores, gestão de desempenho e processamento de folhas de pagamento. Isso garante que todos os processos de RH sejam realizados de maneira eficiente e consistente, melhorando a experiência do colaborador desde o primeiro dia.
Setor Bancário
Bancos podem utilizar BPM para agilizar processos como análise de crédito, processamento de empréstimos e conformidade regulatória. Isso não só melhora a eficiência operacional, mas também ajuda a garantir que as operações estejam em conformidade com as regulamentações do setor.
E-commerces
Em empresas de e-commerce, o BPM pode ser usado para melhorar o processo de cumprimento de pedidos, desde a captação até a entrega. Isso inclui a automatização de processos como verificação de estoque, processamento de pagamento e expedição, garantindo uma experiência de compra mais fluida e eficiente para os clientes.
Como Implementar o BPM na Sua Empresa
Implementar o Business Process Management (BPM) pode ser desafiador, mas com uma abordagem estruturada, os resultados podem transformar sua organização. Aqui estão os passos essenciais:
- Identifique e Priorize os Processos: Comece identificando processos críticos que impactam diretamente o negócio. Priorize os que têm maior potencial de melhoria.
- Mapeie os Processos Atuais: Documente e visualize cada etapa dos processos. Identifique ineficiências e gargalos que precisam de ajuste.
- Defina Objetivos Claros: Estabeleça metas mensuráveis alinhadas à estratégia da empresa, como redução de custos ou aumento da eficiência.
- Redesenhe os Processos: Use ferramentas de modelagem para criar novos fluxos de trabalho otimizados. Facilite a comunicação das mudanças.
- Treine a Equipe: Garanta que todos os colaboradores estejam preparados para operar com os novos processos e ferramentas.
- Execute um Piloto e Colete Feedback: Teste o novo processo em uma área específica, faça ajustes com base no feedback antes da implementação completa.
- Monitore e Otimize Continuamente: Utilize KPIs para avaliar o desempenho e ajuste os processos conforme necessário, mantendo a melhoria contínua.
- Busque uma consultoria em gestão empresarial:Implementar o Business Process Management (BPM) de forma eficaz pode ser um desafio, especialmente se sua empresa não tiver a experiência necessária em gestão de processos ou a técnica para lidar com as ferramentas e metodologias envolvidas. É nesse momento que contar com o apoio de uma consultoria especializada faz toda a diferença. A Poli Júnior, uma empresa júnior formada por alunos da Escola Politécnica da USP, oferece consultoria em gestão empresarial e pode ser a parceira ideal para ajudar sua empresa a implementar o BPM de maneira eficiente e personalizada.
Transforme Sua Empresa com a Poli Júnior
Implementar o BPM com o suporte da Poli Júnior pode transformar radicalmente a eficiência e a competitividade da sua empresa. Se você está pronto para levar sua empresa ao próximo nível com a gestão de processos, entre em contato com a Poli Júnior e descubra como eles podem ajudar a transformar suas operações. Não espere para fazer a mudança – comece hoje a otimizar seus processos e a construir um futuro mais eficiente e competitivo para sua empresa.
