Aprenda como motivar a sua equipe no Home Office

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), cerca de 3,8 milhões de brasileiros já trabalhavam em home office no ano de 2018 e em 2019 a tendência era ainda maior.

Somado a isso, é cada vez mais frequente a procura pela contratação de serviços externos, freelancers e mão de obra de lugares distantes.

Porém, entre tantas mudanças que tivemos de enfrentar devido à pandemia do Covid-19, encontra-se justamente a adaptação à rotina de trabalho em casa ou home office.

E como toda mudança organizacional, esse tipo de ajuste requer um bom planejamento e uma estratégia adequada.
 

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Photo by Yucel Moran on Unsplash

Embora pareça difícil fazer com que as coisas funcionem trabalhando remotamente, hoje em dia já possuímos diversas ferramentas que possibilitam o trabalho à distância de maneira rápida e eficiente.

Ainda, mesmo com algumas dificuldades para seguir a mesma rotina, manter o mesmo ritmo de produtividade e entregar os mesmo resultados, essa modalidade de trabalho também tem suas vantagens.

Pois, ao permitir que seus funcionários realizem suas atividades em ambientes mais seguros nesse momento, você mostrará que se importa com a saúde deles e possivelmente reduzirá custos com infraestrutura, energia e até aluguel em alguns casos.

No entanto, é preciso cuidar para que esse novo ritmo não seja visto como uma oportunidade para desleixo ou acomodação.

Por isso, separamos aqui algumas dicas para motivar sua equipe mesmo de longe e fazer com que eles desempenhem ainda melhor.

Quer saber como? Continue lendo.

1. Mantenha uma rotina de trabalho e faça reuniões diárias:

Primeiro é preciso ter consciência de que, enquanto gestor, você é responsável por boa parte das decisões importantes e que não adianta cobrar seus funcionários e negligenciar suas próprias demandas.

Por isso é fundamental que todos estabeleçam uma rotina de trabalho e cumpram-na com bastante disciplina. Começando por você.

No entanto, é possível permitir flexibilizações nessa rotina, de acordo com a preferência e o ritmo produtivo de cada um, já que algumas pessoas costumam produzir melhor à noite, outras pela manhã e outras no meio da tarde.

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Foto de Ivan Samkov no Pexels

Porém, mesmo dentro dessas condições, é ideal que você consiga encontrar um horário para reuniões diárias.

Esses encontros virtuais devem ser curtos e têm o objetivo de alinhar a equipe por inteiro a respeito do que está sendo feito, das possíveis mudanças e alterações em projetos e fazer comunicados importantes.

Para que não haja tanta perda de tempo, planeje quais serão as pautas principais, estabeleça um roteiro e deixe todos cientes do que será discutido, para que possam estar preparados para dar eventuais informações ou tirar dúvidas.

Por fim, faça um bom uso desse momento também dando e recebendo sugestões de melhoria e feedbacks, pois essa troca é muito importante para a evolução de todos.

2. Saiba identificar quem se encaixa no perfil de home office

Muita gente quer trabalhar em casa devido às vantagens que isso agrega, no entanto, nem todas as pessoas estão preparadas para lidar com as tarefas e com o comprometimento exigido.

Por isso, é preciso saber identificar quem se encaixa nesse perfil para que a equipe inteira não seja influenciada por uma ou duas pessoas que não conseguem se adaptar à essa rotina.

Pois, com o tempo passarão a enxergar que nem todos estão se esforçando da mesma forma e podem se frustrar com seus empregos.

Uma boa estratégia, valores bem definidos e uma missão clara são peças chave para o sucesso da empresa em qualquer situação.

São ainda mais importantes ao lidar com pessoas que não estão trabalhando sob o mesmo teto.

Então, selecione as pessoas que estão alinhadas à esses fatores para que possam perseguir os mesmo objetivos e após isso.

Além disso, deixe muito claro quais são as suas expectativas para o cargo ou projeto no qual cada pessoa será alocada.

3. Motive pelo exemplo

Liderar já não é uma tarefa das mais fáceis. E liderar à distância pode ser ainda mais desafiador.

Entretanto, a regra da motivação pelo exemplo permanece intacta. 

Pois, se você quer que seus funcionários cumpram um horário, você também precisa cumpri-lo.

Se quer que entreguem bons resultados dentro do prazo, faça o mesmo e evite atrasar demandas.

Por isso, é de suma importância que, em casa, você mantenha uma boa gestão do tempo para que possa dar conta de todos os possíveis problemas.

Lembre-se que instituição nenhuma funciona direito sem que haja confiança entre as pessoas e que o seu engajamento está sendo observado o tempo inteiro.

Para que a equipe permaneça motivada, você também precisa mostrar serviço!

Ademais, tente manter um horário ou um canal de comunicação no qual possa estar totalmente disponível (dentro do seu horário de trabalho). 

Pois, além de mostrar-se solícito, você também criará esse senso de rotina a ser seguida e as pessoas perceberão que podem contar com você.

Por fim, seja compreensivo com alguns problemas que possam acontecer, como:

  • queda de internet, 
  • falhas de comunicação, 
  • quebra de equipamento
  • problemas familiares e pessoais

Essas preocupações devem ser constantes, principalmente durante o período de adaptação, caso sua empresa venha de uma rotina presencial e esteja mudando para uma remota temporária ou permanentemente.

Mas não deixe de cobrar quando for necessário.
 

4. Tenha uma boa ferramenta de controle e gestão

Não é porque você é um chefe compreensivo que você não deva estabelecer prazos e solicitar entregas, mas para isso é preciso que os mesmos sejam bem definidos e que os responsáveis estejam alinhados.

Você, no papel de gestor, deve acompanhar diariamente o que está acontecendo, checar os cronogramas e alocar da melhor maneira os seus recursos humanos, de tempo ou financeiros.

Além disso, deve saber priorizar as tarefas conforme seus graus de importância. Pois, não adianta atribuir uma lista enorme de coisas a serem feitas a uma pessoa e dizer que tudo é importante.

Uma boa estratégia para definir isso é o uso da matriz de Urgência e Importância.

Com essa ferramenta você divide suas atividades em quatro quadrantes, onde conseguirá facilmente entender se uma tarefa é urgente e importante, apenas importante, etc., assim como mostra na imagem abaixo:

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Imagem por SBCoaching

Além disso, para evitar futuras dores de cabeça, é fundamental que você mantenha um espaço virtual com tudo que for necessário para o andamento dos projetos online e disponível para quem precisar consultar essas informações.

Atualmente o mercado dispõe de diversas ferramentas de gestão que podem te auxiliar nessas funções.

Como sugestão temos:

5. Organize os funcionários em times

Uma das grandes vantagens do trabalho à distância é a possibilidade de formar equipes multifuncionais independente de onde residam.

Isso te dá a oportunidade de formar excelentes equipes virtuais, que trabalhem de acordo com objetivos em comum.

Por isso, evite burocracias desnecessárias e permita que essas equipes se organizem com responsabilidade para se comunicarem paralelamente e gerenciarem seus próprios resultados, sem deixar de lado suas atribuições enquanto líder.

Uma boa metodologia a ser usada é a de Squads, que consiste na criação de times enxutos e multifuncionais que se reúnem para finalizar um projeto, evitando que existam falhas na comunicação entre diferentes equipes.
 

6. Comunicação acima de tudo

O requisito fundamental para uma boa gestão no trabalho remoto é uma boa comunicação.

Não é porque você e seus colegas não estão se vendo todo dia que vocês devem impor barreiras para isso.

O esquema é o mesmo: teve dúvida? Pergunte. Precisa de algo? Peça.

A grande diferença é que agora essas demandas deverão ser feitas e atendidas por meio de plataformas de comunicação como Slack, e-mail, entre outras.

Além disso, é importante garantir que as informações cheguem de maneira rápida e frequente, caso contrário vocês podem entrar em desalinhamento.

Por isso, é fundamental  manter os dados e as informações sempre atualizadas e disponíveis para quem precisar consultá-las.

E faz parte da sua função garantir que a equipe sinta segurança com esse novo jeito de trabalhar, portanto, se certifique de que todos estejam abertos a falar sempre que precisarem de ajuda ou tiverem dificuldade em algo.

Para isso, você pode estabelecer uma rotina de reportes semanais e utilizar as reuniões diárias para incentivar esse hábito na organização, por exemplo.
 

7. Promova eventos descontraídos virtualmente

Em época de pandemia, sempre que possível os encontros presenciais devem ser evitados.

Porém, não significa dizer que não possam ser feitos momentos descontraídos virtualmente.

Essa prática pode motivar aproximar os integrantes da equipe com assuntos que não são sobre o trabalho em si, gerando mais empatia pelo outro.

Uma dica prática é semanalmente ou quinzenalmente promover um Happy Hour online, com direito a jogos online, bate-papo descontraído e brincadeiras.

Assim, você mostrará a equipe que se importa com o bem-estar deles e, de quebra, aproximará mais ainda os integrantes.

Conclusão

Tenha em mente que o home office é uma tendência global e está totalmente relacionada com a revolução tecnológica que estamos vivendo.

Quanto mais cedo você conseguir assimilar e superar as dificuldades inerentes a ele, melhor você se sairá no mercado.

Caso tenha dúvida de como implementar essas ações no seu negócio, você pode nos contatar pelo próprio site ou telefone também, sem maiores compromissos.

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