Como especialista em gestão e organização de projetos, eu sempre busco formas práticas e eficientes de tomar decisões importantes no dia a dia. Se você, como eu, já se viu no meio de dezenas de tarefas importantes e não sabia por onde começar, a Matriz GUT pode ser a resposta.
A Matriz GUT é uma das ferramentas mais simples e eficazes para quem precisa tomar decisões rápidas, mas com consistência. E neste artigo, vou te mostrar exatamente como ela funciona, como aplico no meu dia a dia e como você também pode tirar proveito dela.
O que é a Matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta de priorização criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe. O nome GUT vem das iniciais de Gravidade, Urgência e Tendência, os três pilares dessa técnica.
Cada um desses fatores recebe uma pontuação de 1 a 5, de acordo com a intensidade do critério em relação ao problema. O resultado final é obtido pela multiplicação dos três valores, o que nos dá um número que indica a prioridade do gargalo
Os 3 pilares da técnica GUT
Antes de aplicar a ferramenta GUT, é essencial entender bem os seus pilares:
- Gravidade: refere-se ao impacto que o problema pode causar se não for resolvido. Quanto mais severas forem as consequências — como prejuízos financeiros, danos à imagem da empresa ou perda de clientes —, maior deve ser a pontuação (sem gravidade, pouco grave, grave, muito grave ou extremamente grave)
- Urgência: mede o tempo disponível para agir antes que o problema se torne ainda mais difícil de resolver. Uma situação que exige ação imediata (como uma falha no sistema que impede vendas) deve receber nota máxima.
- Tendência: avalia a probabilidade do problema se agravar com o tempo. Quanto maior a chance de crescimento ou de piorar se nada for feito, maior deve ser a nota atribuída.
Esses três elementos combinados ajudam a criar uma visão realista da prioridade de cada item, tornando sua gestão mais assertiva. Isso permite que você identifique não apenas o que é mais crítico, mas também o que precisa de ação rápida e o que pode se tornar um problema maior no futuro.
Como funciona a Matriz GUT na prática?
No meu cotidiano como gestor de projetos, uso a Matriz GUT para organizar pendências, decidir onde alocar recursos e orientar a equipe. Ela transforma uma avaliação subjetiva em uma decisão baseada em números.
Por exemplo, certa vez estávamos com duas tarefas urgentes: resolver um erro de integração no sistema de vendas e revisar o layout de um novo produto digital. Aplicando a Matriz GUT, ficou claro que o erro no sistema era mais crítico:
– Erro no sistema de vendas: Gravidade (5), Urgência (5), Tendência (4) — Resultado: 100
– Revisar layout: Gravidade (3), Urgência (2), Tendência (2) — Resultado: 12
Esse cálculo simples deixou evidente qual tarefa eu deveria priorizar, poupando tempo de toda a equipe e evitando prejuízos maiores.
Como aplicar a Matriz GUT
Agora é a sua vez. Aplicar a Matriz GUT na sua rotina é simples, basta seguir os seguintes passos:
- Liste os problemas, tarefas ou decisões a serem analisadas.
- Atribua uma nota de 1 a 5 para cada um dos três fatores (Gravidade, Urgência e Tendência).
- Multiplique os valores atribuídos.
- Classifique as tarefas com base no resultado: quanto maior, maior a prioridade.
Veja alguns exemplos reais que já apliquei no meu dia a dia:
Quando usar a Matriz GUT?
A ferramenta GUT pode ser usada em diversas situações, como gestão de projetos, atendimento ao cliente, manutenção de equipamentos, entre outras. Sempre que houver muitas demandas concorrentes, a Matriz GUT ajuda a colocar ordem e facilitar a tomada de decisão de forma rápida e fundamentada.
Benefícios da Matriz GUT
Agora você entendeu como funciona e como aplicar, fica com esse resumo, com os principais benefícios da técnica GUT:
- Simples de aplicar e compreender.
- Promove o alinhamento entre os membros da equipe.
- Favorece uma tomada de decisão mais objetiva.
- Evita desperdício de tempo com tarefas de menor impacto.
- Pode ser combinada com outras ferramentas de gestão.
Como usar a Matriz com outras ferramentas e técnicas?
Costumo combinar a Matriz GUT com outras ferramentas de gestão, como o 5W2H (que ajuda a definir plano de ação), a Matriz SWOT (para análise de cenário) e o Kanban (para acompanhamento de tarefas).
Muitas vezes, depois de priorizar com a GUT, eu distribuo as ações em um quadro Kanban e crio tarefas detalhadas com o 5W2H. O resultado é uma execução muito mais eficiente.
Dica extra: use a Matriz GUT no Excel
Além disso, a Matriz GUT funciona muito bem aliada a outras ferramentas como o Trello, Excel ou softwares de gestão de projetos.
Para começar, o Excel pode ser uma ótima escolha. Se você ainda não tem um modelo, crie uma planilha simples ou baixe um modelo pronto. É rápido de montar, fácil de usar e altamente visual. A Matriz GUT no Excel é uma mão na roda para pequenas e médias empresas.
A Matriz GUT é uma ferramenta simples, mas poderosa. Desde que comecei a aplicar, vi um salto enorme na clareza e na eficiência das decisões aqui na empresa. Ela me ajuda a enxergar o que realmente importa e a direcionar os esforços da equipe da melhor forma possível.
E aí, pronto para testar a Matriz GUT na prática? Se você é gestor, dono de negócio ou profissional autônomo, recomendo fortemente que experimente. Priorizar certo é metade do caminho para ter bons resultados. E a Matriz GUT pode ser sua aliada nesse processo.
