Sua empresa já tem mapeado quais são os seus principais processos? Esses processos são executados da melhor forma?
Nesse conteúdo, você vai entender um pouco sobre a importância da gestão de processos e como dar os primeiros passos explicando o trabalho de uma consultoria em gestão de processos e sua relevância para qualquer negócio.
Antes de falar sobre o “como”, te convido a entender melhor o “porque” a consultoria em gestão de processos é tão importante para que uma empresa consiga alcançar os seus objetivos estratégicos e cumprir a sua missão organizacional.
Qual a importância de uma consultoria em gestão de processos?
São inúmeras as vantagens advindas de uma boa gestão de processos, listamos aqui as principais, são elas:
1. Redução de retrabalho
Com processos mapeados, sua empresa vai conseguir garantir que as atividades feitas em conjunto entre colaboradores sejam feitas de maneira contínua.
Além disso, com uma clareza do que deve ser executado, os colaboradores terão uma margem de erro menor sabendo exatamente o que precisar se feito e como ele deve lidar com os riscos.
2. Otimização de tempo
Ao conseguir visualizar os processos de sua organização de maneira clara, você consegue automatizar atividades que exigem um esforço operacional que pode ser reduzido.
3. Redução de custo
Ao identificar os gargalos no processo mapeado, você vai identificar as melhorias para entregar mais valor aos envolvidos e reduzir custos com uma padronização.
4. Acesso à informação
Todos os colaboradores vão conseguir recorrer à documentação dos processos com facilidade e esclarecer todos os pontos necessários para realizar suas atividades com maestria.
Como é feito o mapeamento de processos?
No mapeamento de processos, é bastante utilizado o AS IS/TO BE.
Se trata de uma ferramenta de gestão que auxilia na descrição e na melhoria dos processos internos da organização.
Ele tem o intuito de explorar o negócio da empresa através de metodologias e práticas utilizadas nas atividades do dia a dia.
AS IS
O mapeamento de processos AS IS é a definição da situação atual do processo, também conhecido como “como está”.
Na consultoria, é feito o detalhamento de como processo funciona no momento do início da consultoria.
Os participantes desse mapeamento são os usuários que estão envolvidos na execução diária desse processo.
Neste momento, o detalhamento é feito por meio de uma entrevista com o executor do processo que relate como executá-lo, seguindo um roteiro com questões relevantes para levantar as informações.
Recomenda-se também que o processo seja acompanhado do início ao fim, para que, além do relato do colaborador, haja o acompanhamento prático para verificar como funciona a execução e se ela está de acordo com o que foi relatado.
No detalhamento, é importante que haja a cronometragem do processo para identificar o quanto ele foi otimizado com as melhorias implementadas.
Tendo feito todo esse detalhamento dos processos, o próximo passo é documentar em um POP (procedimento operacional padrão).
O POP é um documento que estabelece o roteiro de cada tarefa a ser desenvolvida em uma organização.
Seu principal propósito é garantir resultados consistentes, de acordo com os padrões de qualidade e o planejamento estratégico da empresa.
TO BE
Já o mapeamento de processos TO BE é a definição da situação futura do processo, ou seja, onde se quer chegar.
A etapa do TO BE na consultoria é também onde documentamos o que ficou definido do mapeamento com o auxílio de ferramentas que agregam valor ao processo, como tecnologias BPM (Business Process Management).
Para a definição, o ideal é que os participantes sejam pessoas que possuem experiências com o mesmo tipo de processo.
Os envolvidos precisam estar aptas a contribuírem na otimização dos processos para melhor aderência às práticas, aos objetivos da organização e aos sistemas de apoio.
Esse é o momento chave para identificação das melhorias que precisam ser identificadas para que o processo seja executado de maneira eficiente e eficaz.
Quais as etapas de uma consultoria em gestão de processos?
1. Planejamento
Nesse primeiro momento, é feito o estudo organizacional para entender quais os principais processos da empresa em questão.
Além da identificação, são listados e priorizados os processos que devem ser mapeados.
3. Modelagem
A modelagem vai permitir que o mapeamento do processo através da ferramenta do AS IS e TO BE, seja implementada.
Dessa forma, eles possibilitam a melhoria contínua dentro de determinada organização.
Além disso, é nessa fase em que são selecionados sistemas de informação para dar suporte aos processos e suas transformações.Aqui é criado a documentação dos processos em POPs.
3. Execução
Agora todos os processos mapeados serão executados com as melhorias pelos colaboradores responsáveis, isso vai permitir a avaliação do impacto da melhoria do processo na operação de uma empresa.
4. Controle
Os colaboradores vão levantar feedbacks sobre a execução do processo e como ele pode ser melhorado
5. Otimização
Após a realização de cada um desses passos, vai ser possível identificar se ainda há algo para ser melhorado nos processos que foram mapeados.
Quando se controla os processos, estamos sempre em contato com o que pode ser melhorado, é o que chamamos de “melhoria contínua”.
Assim, as etapas são um ciclo, cria-se novas ideias de aprimoramento e realizam-se novamente essas etapas da gestão de processos.
Todos os documentos dos processos em POPs precisam ser revisados com determinada periodicidade para que haja sempre uma adequação dos processos, com o intuito de promover o crescimento na melhoria contínua
Conclusão
Como vimos, a consultoria em gestão de processos pode trazer uma otimização dos custos da empresa e uma melhora da produtividade, uma vez que os procedimentos do negócios estarão mapeados e documentados.
Se interessou em otimizar os processo da sua empresa e ganhar mais agilidade? Clique aqui e entre em contato com a gente para mostrarmos que resultados seu negócio pode ter.
