É bem provável que você já tenha planejado mil coisas para o mesmo dia, não tenha dado e foi obrigado a abrir mão do seu tempo de sono ou lazer por isso.
Isso acontece quando não fazemos a administração do tempo.
Mas, para te ajudar a gerir melhor esse recurso, preparamos esse conteúdo, onde vamos te mostrar 5 táticas infalíveis para fazer você conseguir fazer tudo dentro do cronograma.
Vamos lá?
1. Planeje suas tarefas
Ter uma noção de quanto tempo você terá até um determinado prazo e de quantas e quais tarefas terá de realizar até lá é fundamental.
Além desses pontos, o planejamento deve ser feio considerando o ambiente e a situação.
- O que você pode fazer no local em que está?
- Você terá acesso a um computador?
- Com quem você estará?
Por isso, ao início de cada dia e semana defina o que será feito, elenque as atividades mais importantes e revise seus prazos para que nada passe batido.
Mas tem dificuldade de entender o que deve priorizar?
Então, use a matriz de Eisenhower, que é basicamente composta entre níveis de urgência e importância de cada atividade para que você consiga definir melhor suas prioridades.
Com isso, você conseguirá definir objetivamente o que vai fazer e melhorar a administração do tempo.
2. Faça uma tarefa por vez
Por mais potente que sua mente seja, o foco é essencial na realização de tarefas e, ao realizar muitas coisas ao mesmo tempo, você acaba tendo que gastar um certo tempinho na mudança de uma tarefa para outra.
Por isso, use a priorização que você fez com a tática acima e defina um horário focado para cada atividade.
Uma boa ferramenta para fazer isso é o Todoist.
Por ser simples e objetiva, ela permite que você defina uma sequência de atividades e coloquei um prazo (data e/ou horário) para finalizar aquela atividade, potencializando a administração do tempo.
3. Priorize suas atividades
No livro A Tríade do Tempo, o autor Christian Barbosa define o tempo como uma trindade e divide as tarefas em três categorias ou esferas principais que vão te ajudar na administração do tempo:
1. Importantes
Aquelas tarefas verdadeiramente importantes, que trazem resultados mais efetivos, que fazem a diferença no seu trabalho, na sua comunidade e para as pessoas que convivem com você.
Essa esfera deve compor idealmente a maior parte do seu tempo e as tarefas referentes a ela devem seguir alguns critérios como:
- Ter prazo para serem feitas, caso contrário elas seriam classificadas como urgentes;
- São tarefas pessoais, são importantes para você, mas não necessariamente para os outros;
- Proporcionar prazer ao serem executadas/
- Trazer algum tipo de resultado positivo a curto, médio ou longo prazo;
- Ser espontânea;
2. Urgentes
Urgentes são todas aquelas tarefas que precisam ser feitas imediatamente e que, caso não sejam realizadas, provavelmente acarretarão algum tipo de prejuízo ou consequência negativa.
3. Circunstanciais
Já as circunstanciais, são aquelas que você é levado a fazer em razão de uma situação, condição, ambiente ou de outra pessoa – independentemente de sua vontade.
Por exemplo, uma visita inesperada ou muitas horas perdidas com televisão.
Porém, tenha cuidado, pois, elas podem ser viciantes e fique atento a essas características para identificá-las:
- Podem ser importantes ou urgentes para outras pessoas, mas nunca para você;
- São coisas que você faz em excesso e o levam a perder tempo desnecessariamente;
- Estão contra sua plena vontade;
- Você aceita por educação, por condições ou por medo de dizer não;
- Não geram resultados;
- Geram sensação de insatisfação, angústia, saturamento, decepção.
No livro, o autor afirma ainda que o equilíbrio ideal das 3 esferas deve ser composto em sua maior parte pelas tarefas importantes (70%), seguidas pelas urgentes (20%) e as circunstanciais (10%).
4. Leva menos do que 2 minutos? Faça agora
Tarefas que requerem pouco esforço e podem ser feitas no mesmo momento não precisam ser adiadas.
Evite procrastinar e acumular essas pequenas atividades para que não virem uma bola de neve ou até mesmo urgências futuras.
5. Use a regra dos 20 segundos
Shawn Achor, em seu livro O Jeito Harvard de Ser Feliz, nos apresenta essa interessante tática para que possamos configurar nosso cotidiano de acordo com o que desejamos fazer e, dessa forma, evitarmos autossabotagens.
A Regra dos 20 Segundos mostra como, por meio de pequenos ajustes de energia, é possível redirecionar o padrão da menor resistência e substituir maus hábitos por bons ou até mesmo priorizar tarefas importantes em função de outras menos relevantes.
Antes de entender o funcionamento da regra, você precisa reconhecer que a força de vontade não é o melhor caminho para adquirir um novo hábito e que ela se esgota facilmente.
No entanto, é possível redirecionar o caminho para os bons hábitos ou para as tarefas mais importantes por meio de pequenos truques mentais.
Vamos entender quais são?
Tendemos a seguir pelo caminho da menor resistência, que é justamente o caminho mais fácil e acessível.
Mas o segredo para se beneficiar desse caminho encontra-se justamente em reduzir a energia de ativação necessária para executar uma determinada tarefa.
Ou seja, para começar qualquer coisa, seja criar um relatório rotineiro ou terminar uma atividade simples no trabalho, exige-se um mínimo esforço que nem sempre vem fácil.
O macete da Regra dos 20 Segundos é justamente colocar o comportamento desejado no caminho da menor resistência.
Ou seja, cuidar para que aquela atividade exija menos energia e esforço para pelo menos começar a ser feita.
Por exemplo: ao começar a se envolver em uma atividade importante, busque deixar de lado as distrações.
Se você é do tipo que perde muito tempo nas redes sociais, que tal desativar as notificações no horário do trabalho ou até mesmo desinstalar os aplicativos do celular?
Dessa forma você cria barreiras para as distrações e consegue fazer uma melhor administração do tempo focando naquilo que realmente é essencial.
Conclusão
Como vimos, a organização e priorização das atividades são o foco dessas 5 táticas de administração do tempo que mostramos aqui.
Porém, de nada adianta seguir bem essas táticas se o seu ambiente de trabalho estiver desorganizado.
Por isso, separamos 3 ferramentas de processos que vão aumentar a produtividade do seu negócio. Leia agora
